¿Te cuesta aprender a usar un nuevo programa o tienes facilidad para saber utilizarlo desde el primer momento?
Si cuando te cambias el móvil, tardas unos días en acostumbrarte: a no encontrar los archivos en el mismo sitio, a configurar las aplicaciones a tu gusto… Imagínate con un software de gestión.
Por ello, te explicamos la importancia de hacer más sencillo el proceso de aprendizaje y algunos trucos que facilitarán la adaptación al ERP.
Índice de contenidos
¿Por qué es importante facilitar el proceso de aprendizaje de un nuevo ERP?
Ante la implantación de un nuevo ERP en la empresa, pueden darse dos situaciones:
- Que tengas a todo tu equipo dispuesto al cambio y a aprender el manejo de una nueva herramienta.
- Que te encuentres con la reticencia del equipo y la nueva herramienta cause rechazo.
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La segunda situación es más habitual de lo que crees. El miedo a lo desconocido, a perder el puesto de trabajo, a que aumente la carga de trabajo… todas son inseguridades que pueden surgir y que causan el rechazo al nuevo ERP.
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Pero está en tu mano cambiarlo.
¿Cómo?
Facilitando el proceso de aprendizaje al nuevo programa y garantizando que todos los trabajadores tengan soporte a la hora de entender la nueva herramienta. Así, ayudarás a que todo tu equipo reme en el mismo sentido y que se sientan cómodos con el software y el cambio de procesos.
6 trucos que facilitarán la adaptación al ERP
Para reducir ese miedo al cambio es muy importante crear hábitos que hagan más sencillo el proceso de aprendizaje y el uso del software de gestión. Te detallamos algunos trucos que facilitarán la adaptación al ERP:
1. Comunícate con tu equipo.
La comunicación con tu equipo es clave. Pregúntale, escucha su opinión, hazle partícipe del proyecto. Explica por qué es importante el nuevo software de gestión, sé transparente en cuanto a objetivos y tiempos del proceso. Hazle entender que no eres el enemigo y que el ERP no va a quitarle el puesto de trabajo a nadie.
2. Dedícale tiempo.
No esperes que en dos días todo el mundo sepa cómo funciona el nuevo programa. Dedícale tiempo y haz que tus trabajadores tengan unos días de adaptación para acostumbrarse a la nueva interfaz de usuario, las funciones y dónde se encuentran todas las opciones.
Recuerda: los primeros días no sirven para ser productivos, sino para asimilar conceptos y familiarizarse con el ERP.
3. Anticípate.
Planifica y anticípate a los posibles cambios, forma tu equipo antes de empezar el día y realiza un buen conjunto de pruebas antes de empezar a trabajar con el ERP y con datos reales. Todo lo que hayas hecho con anterioridad servirá para que los problemas reales resulten más fáciles.
4. Muestra las ventajas de utilizar el ERP.
Reúnete con tu equipo y muéstrales las ventajas del cambio: compara los tiempos de los procesos antes y después, explica cómo ha mejorado cada trabajador en sus tareas y cómo ha optimizado procesos…
En definitiva, motiva a tu equipo. Haz que tomen conciencia sobre la importancia de optimizar su trabajo y cómo el programa les ayuda a conseguirlo.
5. Organiza una jornada de formación.
Las sesiones de formación son clave para resolver dudas y aprender nuevos trucos para optimizar el uso del sistema. Un equipo que desarrolle los conocimientos necesarios, será capaz de explotar al máximo la potencialidad del ERP.
Desde Kopen Software, siempre garantizamos el soporte a nuestros clientes. Además, realizamos formaciones personalizadas a través de videollamada o, si quieres ir más allá, puedes consultar los cursos de Tryton Academy.
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6. Elabora un manual de uso.
Una vez has dedicado tiempo al programa, has empezado a ver resultados y has organizado sesiones de formación, el manejo del software ya es mucho más fluido que al inicio.
En este punto, para facilitar todavía más la adaptación al ERP, puedes elaborar un manual de uso: una guía que recoja las funciones, los trucos y los problemas más habituales para que, en caso de duda, los usuarios puedan recurrir al manual.
Como ves, ninguno de estos hábitos es difícil, solo requiere implicación por parte de toda la empresa.
Y es que, si quieres que el tiempo y el dinero invertido en el nuevo programa no caigan en saco roto, debes hacer que todo tu equipo se sienta parte del proyecto y que crean en el cambio.
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