Toca hacer el papeleo y justo después de haber enviado la factura, te das cuenta: contiene un error.
Oh, oh. ¿Y ahora qué?
¿Qué pasa si te equivocas en una factura? ¿Qué debes hacer para solucionarlo?
Aunque los programas de gestión automaticen los cálculos, las personas podemos introducir mal los números. Y corregir una factura errónea no es tan fácil como modificarla o reescribirla.
Para eso existen las facturas rectificativas.
Índice de contenidos
Facturas rectificativas: ¿Qué son y para qué sirven?
Según el nuevo Reglamento de facturación de 2012, ya no puedes anular una factura para emitir una nueva por la misma operación.
Además, no puedes alterar su contenido, ya que la factura original debe permanecer intacta y la fecha de emisión y el número de serie correlativo debe tener conexión (no puedes numerar una factura con un número de serie posterior a una factura con fecha anterior).
Por ejemplo, la factura F002 del 8 de julio debe ser con fecha posterior que la F001 del 30 de junio.
Entonces, si no puedo modificar una factura emitida, ¿qué hago?
Debes crear un documento nuevo para corregir el fallo o completar algún dato que te hayas olvidado.
Este nuevo documento es la factura rectificativa, un tipo de factura que sustituye a una factura errónea, realiza una devolución o recupera el IVA de una factura impagada.
¿Cuándo emitir una factura rectificativa?
Para corregir o añadir algún dato a una factura ordinaria, debes emitir una factura rectificativa en cuanto te des cuenta del fallo cometido, con un plazo máximo de 4 años.
¿Qué errores requieren una factura rectificativa?
Aunque la gestión en un ERP es bastante más fiable que la humana, tampoco es a prueba de errores. Por lo tanto, este tipo de facturas está pensado si quieres:
- Corregir una cantidad de una factura emitida.
- Modificar un error en el concepto.
- Cambiar los datos del cliente o corregir el destinatario.
- Corregir la fecha o el plazo de vencimiento.
- Recuperar el IVA de una factura impagada.
¿Y si es para una devolución?
Si lo que quieres es realizar una devolución parcial o total de un pedido, necesitarás una factura rectificativa de abono.
Dependiendo del tipo de trámite, distinguimos entre factura rectificativa de abono positiva y de abono negativa. ¿En qué se diferencian?
Muy sencillo:
- Factura rectificativa de abono positiva: Es aquella por la que recibirás dinero. Es decir, la factura original que has emitido tiene un importe inferior al que tendrá la rectificativa.
- Factura rectificativa de abono negativa: Al contrario que la anterior, es aquella por la que deberás devolver dinero al destinatario. Es decir, en la factura original has cobrado más de lo que deberías.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
Una factura rectificativa se realiza de la misma forma que cualquier otra factura. Ahora bien, debe cumplir algunos requisitos básicos.
¿Qué debe incluir?
- Detalla que se trata de una factura rectificativa.
- Identifica la factura original a la que corresponde la rectificación.
- Utiliza una secuencia diferente de numeración al resto de tus facturas.
- Incluye el motivo de la rectificación.
- Indica el importe de la factura rectificativa.
¿Cómo hacerla? El paso a paso con Tryton
Con Tryton, para generar una factura rectificativa no es necesario crear ninguna factura manualmente, lo puedes gestionar todo desde la factura errónea. Te contamos cómo:
1. Accede a tu factura contabilizada (errónea o a rectificar).
2. Una vez dentro, en el botón de Acciones tienes la opción para «Abonar»:
3. Te aparecerá la siguiente ventana:
4. Deja marcada la opción «Con reembolso» si quieres dejar el abono contabilizado y pagado. Y, si quieres, deja definida ya la fecha de factura.
5. Si aceptas, verás la factura en borrador con todos los importes y cantidades en negativo.
Si quieres que las cuentas cuadren, ya sabes qué hacer cuando te equivoques en una factura.
Y recuerda: debes incluir las facturas rectificativas en la declaración de impuestos, siempre dentro del trimestre correspondiente. Aunque, si se te pasa, siempre te quedará el 4º trimestre para corregir todas las facturas erróneas que tengas.
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