Si eres autónomo o llevas la facturación de una empresa, seguro que estás harto de presupuestos y facturas.
Y, más de una vez, habrás emitido facturas que no has llegado a cobrar pero debes declarar igual. Porque a Hacienda no le vengas con excusas ni con facturas no correlativas.
Por ello, te hablamos de la factura proforma, una factura “borrador” que te facilitará la vida. ¿La conoces?
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¿Qué es una factura proforma?
Es un documento informativo que se envía con los detalles que se incluirán en la factura definitiva. Es decir, es una factura provisional, un “borrador” que no tiene validez contable ni se declara fiscalmente.
Como ya sabrás, todas las facturas ordinarias deben contener números de serie correlativos y cuadrar con las fechas de emisión. Y, por lo tanto, no puedes eliminar una factura.
Es aquí donde entra la factura proforma. Una manera muy útil de informar al cliente sobre las condiciones de tu servicio o producto, sin que tengas que crear facturas ordinarias ni facturas rectificativas para recuperar el IVA de las impagadas. Y, así, si el cliente la acepta, ya puedes convertirla en factura comercial.
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Ahora bien, antes de continuar, hagamos un repaso rápido a los conceptos:
Factura proforma vs. Presupuesto
Un presupuesto es una propuesta de precio, en muchos casos orientativa, sobre un producto o servicio en el que el cliente está interesado. Con un presupuesto, la decisión del cliente está totalmente en el aire, seguramente lo comparará con el de otras empresas.
Una factura proforma, en cambio, es un documento desglosado que incluye todas las partidas del proyecto. Si la envías es porque ya has desarrollado una relación con el cliente, has llegado a un acuerdo y tienes una mayor posibilidad de cerrar la venta.
Factura proforma vs. Factura comercial
Aunque parecen idénticas, tienen una diferencia principal: la validez.
Una factura comercial es un documento definitivo que tiene validez fiscal y no se puede eliminar o modificar (a no ser que lo hagas con una factura rectificativa).
Por otro lado, la proforma es un documento provisional, previo a la factura ordinaria, que no tiene validez fiscal.
Entonces, ¿qué valor tiene?
Ninguno.
Como ya te hemos comentado, la factura proforma no tiene ningún tipo de validez: no sustituye a una factura ordinaria, no sirve como justificante de pago y no compromete a ninguna de las partes de la acción comercial.
¿Cuándo se utiliza?
Podemos distinguir los tres casos más comunes en los que puedes utilizar este tipo de factura:
- Para realizar operaciones comerciales internacionales.
- Para solicitar subvenciones estatales o de financiación.
- Para informar a un cliente sobre los detalles y condiciones de un servicio o producto.
Pero, recuerda: no tiene validez legal y no sustituye a una factura ordinaria.
¿Qué debe contener una factura proforma?
Deben constar todos los datos que añadirías en una factura ordinaria, pero incluyendo que se trata de una proforma. Así, no debes olvidarte de:
- Cabecera especificando que se trata de una factura proforma.
- Fecha de emisión.
- Datos de la empresa y del cliente (nombre, dirección, CIF…).
- Descripción del producto o servicio, desglose de importes y precio total.
- Impuestos que se aplicarán en la factura ordinaria.
Además, puedes incluir cualquier otro dato que consideres relevante para especificar en detalle la actividad comercial.
Ahora que ya sabes qué es una factura proforma, es hora de utilizarla. Con Tryton, nuestro software de gestión empresarial puedes convertirla en una factura definitiva con un simple clic.
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