Si quieres reformar el baño, no se te ocurre pedir un lavabo extra cuando la reforma está terminada.
O si para ti es indispensable que tu nueva oficina esté insonorizada, no te acuerdas del aislante acústico cuando la estrenas.
Sería alterar el orden lógico de los pasos a seguir, ¿no?
Entonces, cuando contratas un software de gestión, ¿por qué no analizas primero lo que necesitas que haga el ERP?
No empieces la casa por el tejado. Te hablamos de la importancia del análisis de requisitos antes del desarrollo del software.
Índice de contenidos
¿Qué es un análisis de requisitos?
Un análisis de requisitos o de requerimientos es la recopilación de las necesidades que tiene una empresa y cómo el software va a solucionarlas, antes de comenzar la fase de desarrollo.
Es el primer paso en el proceso de desarrollo del software, ya que es donde se sientan las bases de todo el proyecto.
Este análisis requiere de la participación activa del cliente y del desarrollador del programa. Juntos, definen y establecen todos los requisitos que deberá tener el software y cuáles son los pasos a seguir.
¿Para qué sirve un análisis de requisitos?
Si hablamos de un ERP, el análisis de requisitos sirve para detectar las necesidades que tiene la empresa para mejorar su gestión empresarial.
Como comentamos en nuestra guía gratuita, la primera pregunta que debes hacerte antes de contratar un ERP es: ¿para qué quieres un ERP?
Estas son algunas preguntas que te ayudarán a detectar tus necesidades y facilitar el análisis de requerimientos:
- ¿Qué departamentos van usar el software?
- ¿Qué puntos de dolor quieres mejorar?
- ¿Qué procesos quieres automatizar con el ERP?
- ¿Necesitas un software que se adapte a las particularidades de tu empresa o es suficiente con uno genérico?
- ¿Necesitas importar los datos del programa anterior?
- ¿Debes acceder al software desde cualquier lugar del mundo o solo desde la intranet de tu empresa?
¿Por qué es importante el análisis de requisitos antes del desarrollo del software?
Uno de los motivos principales del fracaso de un proyecto de software es porque no se ha realizado un análisis de requisitos.
El origen de los errores de software se encuentra en el 56% de los casos en la fase de estudio y análisis, es decir, en los requerimientos.
Estudio «La Crisis del Software», de Jesús Zavala Ruiz
Además, si las necesidades de la empresa se detectan en la fase de análisis, el coste de desarrollo es más bajo que si el error se encuentra con el software ya implantado.
El coste de resolución en la puesta en producción se ve multiplicado por 20 respecto del coste si ese defecto o carencia se detecta durante la fase de análisis.
Artículo «Software Quality Metrics: Three Harmful Metrics and Two Helpful Metrics» de Capers Jones
Y es que es muy fácil dejarse llevar por funcionalidades del programa que, aunque parezcan interesantes, realmente no utilizarás, y dejarse otras importantes que sí que cubren las necesidades de tu empresa.
Los 5 pasos del análisis de requisitos del software
El análisis de requerimientos permite al desarrollador del ERP especificar las características operacionales del software, definir la interfaz del programa y establecer las funciones que debe realizar el software.
Para realizar el análisis de requisitos e implantar Tryton, en Kopen Software seguimos estos 5 pasos:
1. Conocer el nuevo programa.
Es importante que los usuarios conozcan el nuevo programa antes de hacer nada, ya que, a veces, nos suelen pedir cosas que el ERP ya contempla pero con alguna pequeña diferencia que solo es necesario ajustar. Por eso, también recomendamos formar al equipo, para que conozcan todas las posibilidades del programa.
2. Detectar los puntos de dolor.
El segundo paso del análisis de requisitos del software es localizar los puntos de dolor de la empresa. Es decir, detectar qué procesos no van del todo bien o se pueden optimizar. Es importante también involucrar al resto del equipo de la empresa porque son ellos los que pueden aportarnos las necesidades del día a día.
3. Redactar la historia del usuario.
Una vez detectados los puntos de dolor y qué funcionalidades requerirá el ERP, es necesario escribir la historia del usuario para definir qué se debe hacer. La historia de usuario es una explicación general e informal de una función del programa, redactada desde la perspectiva del cliente o usuario final.
4. Realizar la especificación.
El siguiente paso del análisis de requisitos es la especificación, que consiste en detallar cómo implementaremos las funcionalidades. Además, la validamos con el usuario para asegurarnos de que está de acuerdo y que todo está en orden.
5. Implementar el software.
En Kopen, cuando se trata de requisitos más complejos y con la historia del usuario, ya implementamos un prototipo para que el cliente pueda validarlo y entienda más fácilmente qué hace el programa y qué no. Una vez aprobado el prototipo de base, nos resulta más sencillo pulirlo hasta que funciona perfectamente, tal y como pide el usuario final.
En el caso de requisitos más fáciles, implementamos un prototipo en base a la historia del usuario y el cliente puede probarlo directamente.
En resumen, todo este proceso, aunque a primera vista parezca complicado, te ahorrará muchos problemas en el futuro. Porque:
- Sabrás desde el primer momento qué necesitas.
- Tendrás el presupuesto exacto de cuánto te va a costar, sin sorpresas.
- Podrás cumplir con los plazos de entrega.
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