¿Sabes eso que dicen de que cada día te acostarás sabiendo algo nuevo?
Pues es bien cierto.
Las maneras de hacer y los procesos de una empresa cambian diariamente. Un buen ejemplo de ello es la facturación.
Si todavía emites facturas en papel debes saber que, a partir de 2023, la factura electrónica es obligatoria para las empresas españolas.
Este cambio surge de la publicación de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como Ley “Crea y Crece”, del pasado 28 de septiembre de 2022, que establece la facturación electrónica como el único sistema que podrá utilizarse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Índice de contenidos
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es, ante todo, una factura. Pero, al contrario que la factura tradicional, la factura electrónica se emite y recibe en formato electrónico.
A efectos legales, la factura convencional es igual que la factura electrónica. La única diferencia es que la electrónica requiere el consentimiento de su destinatario.
Existen dos tipos de factura electrónica:
- Factura en formato estructurado: es la factura que contiene datos y puede ser generada automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor, y tramitada por los sistemas de pago y de contabilidad del receptor, también de forma automática. Por ejemplo, las facturas en lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
- Factura en formato no estructurado: es la factura que consiste en una imagen y debe introducirse de forma manual en los sistemas informáticos, por lo que su proceso es más costoso. Como, por ejemplo, las facturas escaneadas en papel o los ficheros en PDF.
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¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?
La Ley 18/2022 entra en vigor este 2023 para todos aquellos autónomos o empresas que cuenten con una facturación superior a 8 millones de euros anuales.
El resto de profesionales autónomos y empresas, con una facturación inferior a 8 millones de euros, tienen de margen hasta el año 2025 para emitir todas sus facturas en formato electrónico.
Administraciones públicas: ¿Cómo emitir facturas electrónicas con FacturaE y FACe?
Si ya trabajas con la Administración Pública, esto no te vendrá por sorpresa: es obligatorio emitir una factura electrónica en el caso de la Administración Pública, desde que entró en vigor la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Por lo tanto, debes generar facturas electrónicas si trabajas con:
- Universidades públicas, Entidades de Derecho Público, Órganos constitucionales y Mutuas de la Seguridad Social.
- Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Administración Local (ayuntamientos, diputaciones provinciales, etc.).
Y, ¿cómo debes hacerlo?
Con FacturaE y FACe.
Vamos por partes.
¿Qué es FacturaE?
FacturaE es el nombre que recibe el formato estructurado de factura electrónica que requieren las Administraciones Públicas. Puedes consultar las características al detalle en este enlace.
¿Qué es FACe?
FACe es un portal online, establecido por el gobierno central y obligatorio desde 2015, para que cualquier autónomo o empresa emita las facturas a la Administración Pública. Se trata de una forma para que todos los proveedores dispongan de un único punto de presentación de facturas con un formato unificado.
A grandes rasgos, estos son los requisitos que debe cumplir una factura FACe:
- Estar inscritas en el lenguaje informático de FacturaE
- Estar firmadas electrónicamente
- Indicar el destinatario de la factura electrónica
Para saber el paso a paso, consulta: Quiero presentar una factura. ¿Qué pasos debo seguir? y también tienes disponible el Manual de FACe para proveedores.
¿Cómo enviar facturas electrónicas FacturaE y FACe con Tryton?
Con Tryton, nuestro software de gestión empresarial, se puede generar una factura electrónica en formato FacturaE, firmado con la firma digital. Sin embargo, por el momento, no permite enviar automáticamente la factura del ERP al portal de FACe.
De modo que, para enviar facturas electrónicas con Tryton, debes exportar la factura en el formato FacturaE y, después, subirla manualmente a FACe para enviarla al destinatario.
Desde Kopen esperamos que, en un futuro, podamos finalizar la integración del ERP con FACe para que las facturas electrónicas se manden automáticamente al portal online, una vez estén contabilizadas en el sistema.
¿Quieres implantar la facturación electrónica en tu empresa?
La implantación de la factura electrónica es uno de los servicios subvencionados a través del Kit Digital y puedes obtenerlo de forma totalmente gratuita. Tienes toda la información en este enlace.
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Si tienes alguna duda más, en Kopen Software somos agente digitalizador y podemos ayudarte a resolverla.
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