Las tareas siempre son urgentes, queremos que los pedidos lleguen al día siguiente, consumimos contenido sin parar con solo deslizar en la pantalla… Vivimos en un momento en el que todo va cada vez más rápido.
Sin embargo, existen tareas que no son “un momento” y procesos que no se consiguen de un día para otro.
Y uno de esos procesos es la implantación de un ERP.
Además de planificar el proyecto e instalar y configurar el programa, durante la implantación del software de gestión es esencial que haya un tiempo dedicado a la formación de los empleados.
Vamos a ver por qué.
Índice de contenidos
¿Por qué es importante formar a tu equipo para que sepan utilizar el ERP?
Todas las empresas quieren optimizar sus recursos y dedicar menos tiempo a tareas repetitivas. Sin duda, son los motivos principales por los que un negocio apuesta por un ERP.
Pero, ¿qué pasa si, una vez implantado, no saben utilizarlo?
Aunque las nuevas generaciones cada vez son más diestras en el manejo de herramientas digitales, está claro que nadie sabe usar un nuevo programa de gestión de la noche a la mañana.
De ahí que formar a tu equipo sea la clave y, sin embargo, muchas empresas cometen el error de no ofrecer formación a los empleados para que conozcan y aprendan a utilizar el ERP.
No caigas en el error. Estos son los 4 beneficios de formar a tu equipo en el uso del software de gestión:
1. Mayor eficiencia y productividad
Un empleado bien capacitado en el uso de un ERP puede aprovechar todas las funcionalidades del sistema de manera eficiente y acceder rápidamente a la información que necesita, lo que se traduce en una mayor productividad para la empresa.
2. Reducción de errores
Un sistema ERP está diseñado para automatizar procesos y garantizar la precisión de los datos, pero solo si los empleados saben utilizarlo. Si proporcionas una formación adecuada, los empleados se sentirán más seguros y serán menos propensos a cometer errores.
3. Adaptación al cambio
La implementación de un sistema ERP implica un cambio en la forma de trabajar y los empleados pueden resistirse si no se les capacita y se les ofrece el apoyo adecuado. Mediante la formación, comprenderán la importancia del ERP y cómo puede mejorar su trabajo diario.
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4. Aumento de la satisfacción del empleado
La capacitación adecuada en el uso de un sistema ERP puede aumentar la satisfacción laboral y eliminar frustraciones relacionadas con la falta de conocimiento o habilidades.
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En resumen, la formación de los empleados es esencial para garantizar el éxito de la implantación ERP: optimiza la eficiencia, reduce los errores, facilita la adaptación al cambio y aumenta la satisfacción laboral. Por lo tanto, las empresas deben invertir tiempo y esfuerzo en formar a su equipo.
¿Cómo formar a tu equipo en el uso del ERP?
Aunque parezca algo básico, al plantear la formación debes tener en cuenta que no hay dos personas iguales y, por lo tanto, cada una tiene unas habilidades y conocimientos diferentes. Además, también debemos tener en cuenta las diferencias generacionales, ya que a algunos empleados puede que les cueste más tiempo acostumbrarse al ERP que a otros.
Una vez tienes esto en cuenta, estas son algunas de las mejores estrategias para formar a tu equipo en el uso del ERP:
- Define los objetivos de formación. Antes de empezar, debes tener claros los objetivos que quieres lograr. ¿Qué aspectos específicos del sistema ERP deben conocer los empleados? ¿Cuáles son las habilidades que deben adquirir? Definir estos objetivos ayudará a enfocar la formación.
- Organiza sesiones de formación personalizada. Como hemos comentado, no todos los empleados necesitan la misma formación. Identifica los roles y responsabilidades de los diferentes usuarios del ERP y adapta la formación a necesidades más específicas. Por ejemplo, los trabajadores de finanzas pueden necesitar una clase más avanzada sobre los módulos financieros del ERP, mientras que el equipo de almacén la necesitará sobre gestión de inventario.
- Cuenta con soporte continuo. Las dudas surgen en la práctica. Por ello, después de la formación, es recomendable un servicio de soporte para que puedan solucionar dudas que afecten a la gestión del negocio.
Para poder desarrollar estas estrategias, debes contar con un proveedor ERP que pueda ofrecer formación durante y después de la implantación.
En Kopen incluimos sesiones de formación durante el proceso de implantación para explicar el funcionamiento de Tryton y detectar las peculiaridades de la empresa, y así poder realizar ajustes en el sistema. Además, realizamos formaciones online personalizadas, ponemos a tu disposición a nuestro equipo de soporte y contamos con guías de uso para los procesos más habituales.
De esta manera, conseguimos que la inversión de implantar Tryton, nuestro ERP, no caiga en saco roto, sino que tu equipo sepa utilizar el programa y aprovechar al máximo todas sus funcionalidades.
Puedes ver un ejemplo de cómo planteamos nuestras formaciones en este artículo: Cómo ayudamos a AMBALA mediante el método ‘Learning by doing’.
Como ya has visto, la formación marca el éxito de la implantación del ERP. ¿Quieres saber más?
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