¿Qué pasa si después de implementar un nuevo ERP, te das cuenta de que no cumple con todas tus necesidades operativas o no se integra bien con tus otros sistemas?
Mayday. Mayday.
Un error que, sin duda, cuesta tiempo y dinero. Y lo mejor de todo: que se puede evitar si eliges la opción y el momento adecuado.
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¿El momento ideal existe?
Pero antes… ¿Crees que existe un “momento ideal” para hacer algo?
Muchos dirían que el mejor momento para actuar es cuando estás completamente preparado. Pero en el mundo de los negocios, especialmente cuando hablamos de sistemas tan fundamentales como los ERPs, tener miedo al cambio y esperar al momento «ideal» puede significar perder oportunidades o prolongar problemas más de lo necesario. La clave está en reconocer las señales y actuar en consecuencia.
5 factores que determinan que es el momento de cambiar de ERP
Te contamos cuáles son los factores principales que te indican que es momento de cambiar de ERP:
1 | Identificación de nuevas necesidades
Las empresas no son estáticas: sus necesidades cambian a medida que el mercado evoluciona y surgen nuevas regulaciones. Si tu ERP actual no puede adaptarse a estos cambios, es un claro indicador de que necesitas un sistema que sí pueda hacerlo.
2 | Problemas de rendimiento y limitaciones del sistema actual
Si tu equipo pasa más tiempo resolviendo problemas con el ERP que haciendo su trabajo, es una señal de alarma. Problemas como la lentitud del sistema, fallos frecuentes y dificultades en la integración con otras plataformas son indicativos de que tu ERP actual ya no es adecuado para tu empresa.
3 | Costes de mantenimiento y soporte
Analiza los costes de tu ERP actual. Si son altos debido a la necesidad de personalizaciones continuas o debido a que el soporte del proveedor es costoso y poco efectivo, a largo plazo podría ser más económico invertir en un sistema más moderno y eficiente.
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4 | Escalabilidad y flexibilidad
Si quieres que tu ERP sea una solución a largo plazo y no estar cambiando de programa cada cierto tiempo, es esencial que sea escalable. ¿Por qué? Porque garantiza la adaptabilidad a las necesidades cambiantes de la empresa.
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5 | Integración con nuevas tecnologías
Tener un ERP que pueda integrarse con las últimas innovaciones es vital. Si tu ERP no puede conectarse eficientemente con sistemas de e-commerce, plataformas de datos, o tecnologías emergentes como AI y IoT, estás perdiendo una ventaja competitiva importante.
Si ha llegado el momento de cambiar de ERP, ¿cómo debes actuar?
Si se te ha encendido la señal de alarma con alguno de los puntos anteriores, es el momento del cambio. Pero, ¿cómo dar el paso?
1 | Evalúa el impacto del cambio
Antes de cualquier cambio, es crucial entender cómo afectará a tu negocio. Esto significa realizar un análisis detallado que incluya el impacto financiero, operativo, y técnico. Considera cómo el nuevo ERP afectará a tus procesos diarios y qué mejoras específicas esperas lograr con este cambio.
2 | Planifica y ejecuta el cambio de ERP
- Empieza con una evaluación clara de tus necesidades empresariales actuales y futuras. Selecciona un ERP que no solo resuelva los problemas actuales sino que también tenga la capacidad de adaptarse a futuros cambios y crecimiento.
- Involucra a tu equipo y asegúrate de que las personas que usarán el ERP diariamente participen en el proceso de selección y planificación. Su feedback es invaluable para adaptar el sistema a las necesidades reales y para asegurar que el ERP es amigable y eficiente desde una perspectiva de usuario.
- La migración de datos es uno de los aspectos más críticos en la actualización de un ERP. Planifica cómo pasarás los datos existentes al nuevo sistema sin perder información crítica y asegurando la mínima interrupción de la actividad.
- Un nuevo ERP solo es efectivo si los usuarios saben cómo usarlo correctamente. Asegura formación antes, durante, y después de la implementación para asegurar una transición suave y una adopción completa del sistema.
- Después de la implementación, es vital tener un soporte técnico sólido y accesible para resolver cualquier problema inmediatamente y para ayudar a los usuarios a adaptarse al nuevo sistema.
Todas estos puntos forman parte de nuestro proceso de implantación con Tryton. Si quieres saber cómo trabajamos en Kopen Software, te puede interesar: ¿Cuáles son las fases de la implantación de un ERP?
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