Imagina que decides mudarte de casa. Este no es un proceso que eliges hacer en cualquier momento, especialmente si tienes hijos en la escuela o un trabajo exigente y estás en medio de una temporada estresante. Elegirías cuidadosamente el momento, probablemente cuando menos carga de trabajo tengas, los niños estén de vacaciones o tengas días libres para dedicarte a organizar y adaptarte a tu nuevo hogar.
Pues algo parecido ocurre cuando hablamos de cambiar el ERP.
Si hace unos días hablamos del momento ideal para cambiar de sistema de gestión, hoy te contamos cuándo no debes hacerlo y qué épocas del año están prohibidas. Bueno, prohibidas no, pero después no digas que no te avisamos.
Vamos a verlo.
Índice de contenidos
Consideraciones previas a cambiar de ERP
Antes de entrar en detalles sobre el mejor momento para hacer esta transición, es esencial comprender que la elección del momento afecta directamente el éxito y la eficiencia del cambio y que no debe hacerse a la ligera. Al igual que una mudanza, cambiar de ERP implica una serie de pasos críticos que necesitan atención y tiempo para adaptarse y optimizar.
Debes asegurarte de elegir un momento en que tu actividad empresarial no se vea afectada y de poder dedicarle tiempo al cambio.
3 factores a considerar al elegir la época adecuada para cambiar de ERP
1 | Picos de trabajo
El flujo de trabajo en una empresa no es constante a lo largo del año. Hay períodos de intensa actividad que varían según el sector como, por ejemplo:
- Retail: Los picos de trabajo suelen darse en temporada alta de ventas, como el Black Friday, la temporada navideña, y rebajas de verano e invierno.
- Fabricación: Las épocas de mayor producción suelen preceder a los periodos de alta demanda de productos, a menudo en los meses previos a las temporadas de venta fuerte.
- Servicios: Varía según el tipo de servicio, pero muchos ven picos durante el fin de año fiscal o eventos específicos del sector, como lanzamientos de productos.
Así que, recuerda: si prevés que se vienen curvas, no es el momento de cambiar de ERP.
2 | Presentación de impuestos
La presentación de impuestos es un periodo crítico para los departamentos de finanzas y contabilidad. Son épocas en las que desaconsejamos cambiar de ERP, ya que el foco está en asegurar que todas las obligaciones fiscales se cumplan adecuadamente:
- Cierre de año fiscal: Preparar todo para cerrar el año contablemente hablando, lo que requiere revisar detalladamente todas las operaciones del año.
- Fechas límites para presentación de impuestos trimestrales o anuales: Estos son momentos donde el equipo de contabilidad no puede darse el lujo de enfrentar interrupciones o aprender nuevos sistemas.
3 | Integraciones
Un ERP no funciona aislado, sino que está integrado con otros sistemas. Antes de plantear un cambio, también debes escoger un buen momento para ponerlo todo patas arriba y volver a hacer las conexiones pertinentes:
- CRM y e-commerce: Muchos ERPs están directamente conectados con sistemas de CRM y plataformas de e-commerce, lo que significa que cambiar de ERP podría requerir reconfiguraciones significativas en estas integraciones.
- Sistemas externos: Muchas veces, un ERP recibe datos de sistemas externos o debe conectarse con bancos y otras entidades, lo cual debe considerarse para no interrumpir estas comunicaciones.
¿Cuál es la mejor época del año para cambiar de ERP?
Como hemos comentado, debes identificar los momentos de menor actividad para que garantizar una transición más suave:
- Después del cierre del año fiscal y antes de la preparación de impuestos: Este breve periodo suele ser más tranquilo para los departamentos de contabilidad y finanzas.
- Durante periodos de baja actividad comercial: Para el retail, esto podría ser después de las temporadas de venta alta y antes de la siguiente gran campaña.
Ventajas de cambiar en periodos de baja actividad
Cambiar de ERP durante estos periodos tiene dos ventajas claras:
- Menor impacto en las operaciones diarias: Con menos presión sobre las operaciones comerciales, hay más margen para actuar ante cualquier interrupción causada por el cambio.
- Más recursos disponibles para formación y adaptación: Con menos carga de trabajo, tu equipo puede dedicar tiempo a formarse y adaptarse al nuevo sistema sin sacrificar su desempeño en otras áreas.
Elegir el momento adecuado para cambiar de ERP requiere entender los ritmos únicos de tu negocio y planificar estratégicamente el cambio. Al evitar los picos de trabajo, las temporadas críticas de presentación de impuestos, y los momentos de alta dependencia de las integraciones, puedes minimizar las interrupciones y facilitar una transición más fluida. Un buen timing puede ser tan crucial como la elección del sistema en sí.
Si estás pensando en cambiar de software de gestión, pero no sabes por dónde empezar, reserva 30 minutos con nosotros y te ayudaremos a salir de dudas.
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