¿Te has parado a pensar en cuánto tiempo inviertes en tareas que podrían simplificarse gracias a la tecnología?
Si todavía sigues apegado al método de facturación “a la antigua”, probablemente estés dedicando demasiado tiempo a controlar, gestionar y asegurarte de que todo esté en orden con tus facturas. Un proceso que puede llevarte fácilmente 20 minutos por factura, tal vez más si algo se complica.
Ahora, imagina recortar esos minutos con un simple clic. ¿Suena bien, verdad? Este es el poder de la factura electrónica y de sistemas de gestión como VeriFactu. Con la transformación digital no solo es posible agilizar estos procesos, sino hacerlos más seguros y eficientes.
Si te suenan los conceptos “factura electrónica” y “VeriFactu” pero no sabes en qué se diferencian, te ayudamos a salir de dudas. Y si todavía no has escuchado estos conceptos (¿vives en una cueva?), este artículo te va a venir de perlas.
¡Vamos allá!
Índice de contenidos
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento que cumple el mismo papel que una factura tradicional, pero que se emite y recibe en formato electrónico.
¿Qué es VeriFactu?
Verifactu es un sistema específico utilizado para la verificación y gestión automatizada de facturas electrónicas. Este sistema permite a las empresas validar la autenticidad e integridad de las facturas recibidas, asegurando que cumplen con los estándares y requisitos fiscales pertinentes.
3 diferencias clave entre la factura electrónica y VeriFactu
Conceptos como «factura electrónica» y «VeriFactu» a menudo se confunden o se interpretan como intercambiables, cuando en realidad sirven a propósitos distintos y complementarios. Vamos a ver las principales diferencias:
1 | Concepto y propósito
La factura electrónica es un documento digital que certifica transacciones comerciales, mientras que VeriFactu es un sistema diseñado para verificar la autenticidad e integridad de dichas facturas electrónicas.
Por lo tanto, mientras que la factura electrónica busca optimizar y legalizar las transacciones comerciales de manera digital, VeriFactu está orientado a garantizar la seguridad, confiabilidad y cumplimiento de dichas transacciones dentro del marco legal vigente.
2 | A quién afecta y cuándo se aplica
Aunque hace unos años la factura electrónica solamente era obligatoria para la Administración Pública, el panorama ha cambiado. A partir de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
Para todos aquellos autónomos o empresas que cuenten con una facturación superior a 8 millones de euros anuales, esta ley ha entrado en vigor en 2023. Sin embargo, el resto de profesionales autónomos y empresas, con una facturación inferior a 8 millones de euros, tienen margen hasta el año 2025 para emitir todas sus facturas en formato electrónico.
En cuanto a VeriFactu, según el Reglamento VeriFactu, publicado por la Agencia Tributaria, este sistema se aplicará a todos los empresarios y por todas sus operaciones, con la excepción de aquellos que ya estén sometidos al Suministro Inmediato de Información (SII) o de los que no tengan obligación de facturación. Y todas las empresas y autónomos obligados, deberán adaptarse a la norma con plazo hasta el 1 de julio de 2025.
3| Aspectos técnicos y requisitos de software
La factura electrónica requiere un ERP o un software de facturación que pueda generar documentos conforme a los estándares exigidos. Necesita servidores seguros para almacenamiento y sistemas que respalden la firma digital.
Para ser compatible con VeriFactu, el software de facturación debe cumplir con varios requisitos, orientados a garantizar la “integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros”, detallados en la Ley Antifraude.
Ambos sistemas pueden integrarse con ERPs como Tryton, nuestro software de gestión empresarial, donde se genera la factura electrónica y VeriFactu se utiliza para su verificación y gestión posterior. Tryton, al ser un ERP de código abierto, es un ERP mucho más flexible que los convencionales y permite adaptaciones para incorporar módulos que facilitan dichas integraciones.
Factura electrónica y VeriFactu: Ventajas y desventajas
Adoptar nuevas tecnologías siempre viene con su lista de pros y contras, y el cambio a la factura electrónica y el uso de sistemas como VeriFactu no es la excepción. Si bien la transformación digital promete revolucionar la manera en que gestionamos nuestras operaciones diarias, es importante saber tanto los beneficios como los desafíos que conllevan estos cambios.
Ventajas de la factura electrónica
- Mejora la eficiencia en el proceso de facturación y cobranza.
- Reduce costes de impresión, envío y almacenamiento de documentos físicos.
- Facilita la trazabilidad y el acceso rápido a las facturas.
Desventajas de la factura electrónica
- Requiere de una inversión inicial en software y, a veces, hardware.
- Puede ser complejo de integrar completamente con sistemas antiguos o no adaptados.
Ventajas del sistema VeriFactu
- Garantiza la autenticidad e integridad de las facturas recibidas.
- Ayuda a prevenir fraudes y errores humanos en la gestión de facturas.
- Mejora la conformidad con requisitos legales y fiscales.
Desventajas del sistema VeriFactu
- Dependencia de la actualización continua para seguir siendo efectivo frente a cambios legislativos.
- Posible complejidad en la integración con sistemas ERP no estándar, muy rígidos o personalizados excesivamente.
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