¿Eres de esas personas que nombran sus archivos como _bueno, _final, _finalbueno, _definitivo… y después no sabe cuál es el correcto?
Si esto pasa a nivel de organización personal, imagínate el caos que puede suponer en una empresa que los trabajadores utilicen diferentes sistemas y que aparezcan datos duplicados, desactualizados o, incluso, contradictorios.
Y ya te adelantamos que… malos datos = malas decisiones.
Para evitarlo, además de centralizar toda la gestión empresarial en un único sistema, es imprescindible contar con una buena gestión de los datos maestros.
Índice de contenidos
¿Qué son los datos maestros?
Los datos maestros son aquella información central y estática que es compartida y utilizada por múltiples aplicaciones y sistemas dentro de una organización.
Es aquella información de productos, clientes y proveedores que no se modifica una vez que las transacciones comerciales se han completado. Estos datos no cambian con frecuencia y son fundamentales para la operativa y la gestión empresarial. Por ejemplo:
- Productos: Información sobre los bienes o servicios que la empresa ofrece, incluyendo descripciones, precios, códigos de producto, etc.
- Clientes: Datos sobre los compradores de los productos o servicios, como nombres, direcciones, historial de compras y preferencias.
- Proveedores: Información sobre los proveedores de materiales y servicios necesarios para la producción, incluyendo detalles de contacto, términos de pago y productos suministrados.
¿Por qué son importantes los datos maestros?
Los datos maestros son el núcleo de cualquier ERP, ya que incluyen información esencial sobre productos, clientes, proveedores y otros aspectos clave para las operaciones diarias de la empresa. La precisión de estos datos es crucial, entre otros, para:
- Reducir errores y datos duplicados.
- Mejorar la toma de decisiones.
- Optimizar procesos de negocio.
Consecuencias de contar con datos incorrectos
La inexactitud o errores en los datos maestros puede llevar a problemas graves como:
- Errores en los pedidos.
- Ineficiencias en la producción.
- Fallos en la cadena de suministro.
- Informes financieros erróneos.
Todos estos problemas se traducen, en última instancia, en la pérdida de confianza, tanto interna como externa, además de que corregir los errores puede ser costoso y consumir mucho tiempo, lo que afectará a la productividad de la empresa.
4 estrategias para asegurar la calidad de tus datos maestros
Si estás en la situación de cambiar a un nuevo ERP, contar con una base de datos maestros de calidad es fundamental para que la migración de datos y la transición al nuevo sistema sea exitosa. O, si ya operas con un ERP y buscas mejorar tu gestión de datos, estas estrategias también pueden serte de ayuda:
1 | Verifica los datos iniciales
Antes de realizar una migración, es recomendable una auditoría de los datos existentes para identificar y corregir errores. De esta manera, también harás una buena limpieza de datos duplicados y te asegurarás que los datos sean correctos.
2 | Realiza un mantenimiento continuo
Implementa revisiones regulares para detectar y corregir errores en los datos maestros.
3 | Establece normas de calidad de datos
Define los criterios que se deben tener en cuenta para considerar que un dato es de calidad, que estén bien documentados y accesibles para todas las personas involucradas.
4 | Forma al personal
La capacitación del personal en la importancia y manejo adecuado de los datos maestros es clave. Además, es recomendable asignar responsabilidades específicas y roles para la gestión de datos maestros.
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