¿Alguna vez has contabilizado el tiempo que dedicas a gestionar una factura?
Si todavía sigues anclado al método ‘tradicional’, puedes estar perfectamente entre 15 o 20 minutos por factura: introducirlas de forma manual, perseguir a los clientes, comprobar si han pagado o no…
Ahora bien, si automatizas parte o todo el proceso de facturación en un software de gestión, puedes ser más efectivo y dedicar ese tiempo a otras tareas.
Índice de contenidos
¿Cómo automatizar la gestión de facturas?
Atrás ha quedado meter cada factura en un sobre, enviarla por correo postal y esperar sentado a cobrarla.
Porque no, nadie vive del aire. Y una factura, además de garantizar que las empresas cobren sus servicios, también sirve para registrar de forma oficial una transacción y para presentar las declaraciones a Hacienda.
Hoy en día, y gracias a la tecnología, podemos hacer que la gestión de facturas sea más amena. Existen muchas tareas de facturación que puedes automatizar en un ERP como, por ejemplo:
- Utilizar una plantilla de correo electrónico y configurar tu ERP para que envíe la factura automáticamente al cliente.
- Adjuntar las facturas que recibes por correo electrónico directamente en el programa.
- Generar automáticamente las facturas, en función de los pedidos de tus clientes.
- Guardar los plazos de pago acordados y automatizarlos en todas las facturas.
- Definir el precio y la periodicidad con la que vas a facturar a tus clientes.
Sin duda, pequeñas tareas que requieren de tu tiempo y que puedes automatizar para mejorar tu productividad.
Te puede interesar: ¿Por qué la automatización mejora la productividad?
Pero, ¿y si te decimos que, además de todas estas tareas, también puedes digitalizar e introducir las facturas de forma automática en el programa?
Nueva función de Tryton: la introducción automática de las facturas
Desde Kopen Software, hemos realizado un nuevo desarrollo que permite la introducción automática de facturas. Una función muy útil para reducir el tiempo que se tarda en introducir los datos en el ERP.
Con esta nueva funcionalidad de Tryton, lo que hacemos es enviar las facturas en PDF a Adocum, un proveedor externo que se encarga de escanear los datos de la factura, los convierte al formato que entiende el ERP y, a través de un API – mecanismo mediante el cual dos softwares se comunican entre sí -, la información se actualiza automáticamente en el software.
Además, esta nueva función se conecta con el módulo de compras, para vincular las facturas con los pedidos de compra que ya se han introducido en el sistema.
5 ventajas de la introducción automática de facturas
Optar por un sistema que cuente con la introducción automática de facturas tiene diversas ventajas. Te detallamos las principales:
- Reduces el tiempo de procesamiento de los datos.
- Mejoras la gestión de tu contabilidad.
- Disminuyes los errores de introducción manual.
- Minimizas los costes.
- Dispones de un archivo actualizado para encontrar cualquier factura anterior en cuestión de segundos.
Además, si digitalizas y automatizas la introducción de facturas en el ERP, reduces la cantidad de archivos que acumulas en tu oficina y, por lo tanto, aumentas la seguridad de datos confidenciales.
Si quieres conocer más trucos y consejos sobre facturación, te pueden interesar los siguientes artículos:
- ¿Qué es una factura proforma y cuándo se utiliza?
- Qué son los vencimientos de las facturas y cómo gestionarlos con Tryton
¿Quieres mejorar tu productividad y optimizar tus recursos?
Reserva una consultoría gratuita con nosotros y te mostraremos cómo puedes mejorar tu gestión empresarial con un ERP. Solo necesitas invertir 30 minutos de tu tiempo.
¿Quieres recibir todas las novedades en tu correo?
Déjanos tu contacto a continuación:
