Cuando llega el momento de cambiar el ordenador, ¿comparas diferentes opciones?
El precio, el almacenamiento, la velocidad del procesador, la tarjeta gráfica… Todos son aspectos que tendrás en cuenta a la hora de decantarte por un ordenador o por otro.
Pues, si te planteas contratar un nuevo software de gestión empresarial, pasa un poco lo mismo. Surgen dudas: que sea funcional, que cuente con soporte técnico, que se pueda personalizar…
Por ello, intentamos aportar un poco de luz al tema y hacemos un repaso general de qué es y para qué sirve un software de gestión, qué tipos de programas hay y cómo escoger el que mejor se adapta a tu empresa.
Índice de contenidos
¿Qué es un software de gestión?
Un software de gestión es una herramienta o un programa informático que te ayuda con la gestión de tu empresa. No tiene por qué ser una herramienta super potente, una tabla de datos o un PDF pueden cumplir esta función.
Por ejemplo, un programa de facturación, un Excel de pedidos de clientes o un catálogo de productos y precios, son herramientas de gestión que, en mayor o menor medida, te permiten realizar las tareas de administración de la empresa, simplificar procesos y optimizar recursos.
¿Para qué sirve un software de gestión?
Un software de gestión tiene muchas funciones. Algunas de las principales son:
- Almacenar la información de la empresa.
- Generar documentación.
- Cumplir con requerimientos legales.
- Conocer las tareas pendientes.
- Organizar, planificar y delegar tareas.
- Comunicarse internamente con otros miembros del equipo.
- Comunicarse con terceros, como un cliente, Hacienda, una agencia de transportes…
- Aumentar las ventas.
- Comprar a mejor precio.
- Automatizar tareas recurrentes.
- Explotar mejor los recursos de la empresa.
- Dar un mejor servicio al cliente.
- Reclamar impagos y reducir el crédito.
¿Qué tipos de herramientas existen?
Ya te hemos comentado que una herramienta de gestión puede ser desde un catálogo o un excel, hasta un programa más complejo.
Y es que, cuando hablamos de un software de gestión, no existe un único tipo de herramienta, sino que debes diferenciar entre:
- Generalista vs. Vertical
Un software generalista se enfoca a funciones más genéricas, más comunes para todas las empresas. En cambio, un software vertical es el que se adapta a las necesidades de un sector en concreto.
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- De compra vs. De alquiler
Un software de compra es aquel que, una vez lo compras, ya es ‘tuyo’ y puedes trabajar con él. Y un software de alquiler, o como servicio, funciona como una suscripción, una vez dejas de pagar, ya no lo puedes utilizar.
- En la nube vs. On premise
Un software de gestión en la nube es aquel que se aloja en unos servidores externos y que te permite trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengas conexión a Internet. Y, por otro lado, el software On premise es el que se aloja en un ordenador de tus instalaciones.
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- Estándar vs. A medida
Un programa estándar se rige por unas normas generales y todos los que lo utilizan tienen las mismas funcionalidades. En cambio, un software a medida se desarrolla en función de las necesidades del cliente.
Antes de elegir un software de gestión, debes saber que, dentro de un software estándar, existen dos tipos:
- El software rígido, que no te permite añadir funciones específicas para tu negocio.
- El software personalizable, que parte de una base estándar y que puedes adaptarlo a la forma de trabajar de tu empresa.
- Propietario vs. Libre
Más asociado a un tema de licencias, distinguimos entre software propietario y software libre. El primero pertenece a una empresa y, para utilizarlo, debes comprar una licencia de uso. Y, el segundo, es un software gratuito que puedes utilizar sin comprar ninguna licencia.
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Diferencias entre CRM vs ERP vs MRP
Dependiendo de lo que quieras hacer con el software de gestión, necesitarás un CRM, un ERP o un MRP. ¿En qué se diferencian?
- CRM (Customer Resource Management): es un software más enfocado a la gestión del cliente, más comercial: con quién he contactado, con quién no, qué oportunidades tengo, a quién le he enviado un presupuesto…
- ERP (Enterprise Resource Planning): Un software que va más allá de la fase de venta. Sirve para la gestión integral, facturación, compras, ventas, stocks, etc.
- MRP (Manufacturing Resource Planning): Un software enfocado a la fabricación. Se utiliza para la gestión de materiales, maquinaria, mano de obra, mantenimiento, etc.
¿Cómo elegir el software de gestión que necesita mi empresa?
Primero de todo, ten en cuenta que no hay una única solución para todas las empresas.
Antes de escoger, debes hacerte preguntas como, por ejemplo: ¿Qué problema necesito solucionar? ¿Necesito una sola herramienta o varias? ¿Qué departamentos van usar el software?
Para dar respuesta a estas cuestiones, deberás valorar varias opciones y pedir demostraciones, ya que un software de gestión es una inversión a largo plazo y tienes que asegurarte que cumple con las necesidades de tu negocio.
Asimismo, quédate con esta premisa: elegir un software de gestión es como un matrimonio.
Es una decisión a largo plazo que se puede revertir, pero la separación es dolorosa: te costará tiempo, dinero e, incluso, perderás el historial de datos, aspecto que te permite agilizar procesos y tomar mejores decisiones.
Por eso, no te apresures, tómate tu tiempo en valorar las opciones y elige bien.
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