¿Sabes cuántos proyectos o pedidos debes realizar al año para que salgan las cuentas? ¿Conoces al detalle los gastos e ingresos anuales de tu empresa? ¿Cuentas con datos fiables de la evolución de tu negocio o trabajas a base de intuición?
Si no tienes clara la respuesta a estas preguntas, el tema de hoy te interesa.
Hablamos del presupuesto anual de una empresa: qué es, para qué sirve, cómo elaborar uno y cómo gestionarlo con un ERP como Tryton.
Vamos punto por punto.
Índice de contenidos
¿Qué es y para qué sirve el presupuesto anual de una empresa?
El presupuesto anual es una herramienta de planificación clave para cualquier empresa. Se trata de un documento en el que se prevén todos los ingresos y gastos con los que contará el negocio en un ejercicio determinado.
Para la elaboración del presupuesto anual se utilizan datos pasados. Con ellos, se plantea el presupuesto necesario para los posibles escenarios futuros.
De esta manera, la empresa planifica su actividad y sus recursos para todo el año, y puede ir comprobando si las previsiones se cumplen o si se producen desviaciones del presupuesto y hay que realizar algún reajuste.
¿Para qué sirve un presupuesto anual?
Como ya hemos comentado, un presupuesto anual es una herramienta clave para la planificación y la correcta gestión de tu negocio. Concretamente, te ayudará a:
- Anticiparte a los resultados que obtendrás, en función de los escenarios de ingresos y gastos que plantees.
- Planificar y tomar mejores decisiones. Podrás saber si puedes contratar nuevo personal, subir el sueldo de tus trabajadores, renovar maquinaria que necesita un cambio o establecer objetivos concretos por departamentos, siempre sabiendo el impacto de estas acciones en el presupuesto anual.
- Observar y controlar la evolución económica de tu negocio y, si es necesario, hacer los cambios pertinentes si los resultados no son los deseados.
¿Cómo elaborar un presupuesto de empresa?
Antes de empezar, debes establecer qué tipo de presupuesto quieres hacer – a corto plazo, a largo plazo, de toda la empresa, de un departamento, etc – y tener claros tus objetivos.
Una vez escogido, deberás seguir los siguientes pasos:
- Analiza los datos históricos de la empresa. Los ingresos y los gastos previos serán tu punto de partida para hacer una estimación más precisa del siguiente año.
- Presupuesta todos los gastos, tanto los fijos como los variables, y los ingresos previstos durante el periodo escogido.
- Elabora un presupuesto flexible. Recuerda que el presupuesto anual es una previsión, ningún dato es inamovible y, por lo tanto, se debe poder modificar y adaptarlo a la realidad del negocio.
- Presenta los datos de forma ordenada: los gastos y los ingresos previstos, los recursos que se utilizarán, los beneficios esperados, las fechas de entrega o plazos establecidos para revisar los resultados, las áreas de la empresa… toda la información que vaya a facilitarte la gestión del presupuesto.
- Establece un control periódico para comprobar que todo marcha según lo previsto y no se está produciendo ninguna desviación significativa. Este control también te permite realizar ajustes y comparar e incorporar datos reales.
CONSEJO: Si quieres curarte en salud ponte siempre con el peor de los escenarios, o lo que es lo mismo: prevé que los gastos siempre serán mayores de los previstos y los ingresos un poco menores.
¿Cómo gestionar el presupuesto anual con Tryton?
Si quieres despedirte de la típica hoja de cálculo, un ERP es la solución. Además de agilizar tu gestión empresarial y optimizar tiempo y recursos, un software de gestión facilita mucho la recopilación de datos y el cálculo de presupuestos anuales.
Tryton te permite comparar el presupuesto con la realidad conforme se van produciendo los ingresos y los gastos. De esta manera, puedes controlar posibles desviaciones y ajustar el presupuesto futuro.
Además, en el ERP puedes definir presupuestos tanto para contabilidad financiera como para la analítica – esta última, aunque no es obligatoria, es una herramienta muy útil para llevar el control de tu empresa.
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Por último, y al contrario que los documentos Excel, el presupuesto de empresa no se pierde entre miles de documentos digitales y diferentes versiones “definitivas”, sino que está siempre disponible en el programa y se puede compartir con los departamentos necesarios para que todos los implicados tengan acceso a la información actualizada. Un aspecto que, sin duda, facilita la comunicación interna de la empresa y evita que tengas que enviar el documento a diferentes departamentos.
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