La implantación de un ERP es un proceso que transforma la manera en que una empresa opera y gestiona sus recursos. Desde la planificación inicial hasta la puesta en marcha, cada etapa es crucial para el éxito del proyecto. Y, aunque cada implantación tiene sus características y no hay dos iguales, ya que cada empresa tiene necesidades diferentes, sí que existen ciertas fases que son comunes en un proyecto estándar de implantación ERP.
Vamos a verlas.
Índice de contenidos
Cronología de la implantación de un ERP
Fase 1 | Pre-implantación
Antes de sumergirnos en un proyecto de implantación, la empresa tiene que hacer ciertos deberes. Entre ellos:
1. Evaluación de las necesidades: El primer paso de todos es revisar y evaluar los procesos comerciales existentes e identificar las áreas de mejora. Si vas perdido, una consultoría ERP puede ayudarte.
2. Selección del ERP: Investiga y elige el sistema ERP que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Considera factores como las funcionalidades, la escalabilidad y el soporte.
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3. Implicación del equipo: Para aprovechar al máximo todas las posibilidades que ofrece el ERP, debes formar a tu equipo desde el inicio del proceso de implantación.
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Fase 2 | Planificación del proyecto
Una vez concretadas las necesidades de la empresa y qué quieren mejorar con el ERP, se realiza una planificación de las fases del proyecto para que la empresa sepa qué se hará y cuándo se hará.
Normalmente, una implantación suele durar entre 2 o 3 meses, aunque varía según las necesidades de tu proyecto. También se puede hacer por fases: aunque suele ser un proceso más lento, a veces es recomendable para facilitar el cambio en los distintos departamentos.
Fase 3 | Preparación del sistema
En esta tercera fase, nos metemos ya en el meollo del asunto: la implantación del ERP.
1. Instalación y configuración del sistema: Configuramos Tryton, nuestro software de gestión empresarial, según los procesos y requisitos definidos durante las fases previas.
2. Migración de datos: Transferimos la información del sistema de gestión anterior para que todos los datos estén disponibles cuando empieces a utilizar el sistema.
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Fase 4 | Consultoría y evaluación de procesos
Una vez el tenemos el ERP configurado a medida del cliente, agendamos una consultoría para explicar todas las funcionalidades y ajustes que se han realizado en el software, comprobar que no falta nada y, si es el caso, modificar alguna configuración que no esté del todo ajustada.
Fase 5 | Optimización y validación
En esta etapa de la implantación, nos centramos en realizar pruebas para identificar y corregir errores, y así garantizar que el ERP funcione correctamente y cumpla con los requisitos comerciales. En paralelo de esta optimización del sistema de gestión, solicitamos la validación de los usuarios finales para acabar de ajustar y que el equipo se sienta cómodo y pueda trabajar con el nuevo sistema.
Fase 6 | Formación
Aunque las nuevas generaciones cada vez tienen más facilidad para dominar las nuevas herramientas digitales, está claro que nadie sabe usar un nuevo ERP de la noche a la mañana. En Kopen incluimos sesiones de formación durante el proceso de implantación para explicar el funcionamiento de Tryton, detectar las peculiaridades de la empresa y realizar ajustes en el sistema. Además, una vez acabada la implantación, realizamos formaciones online personalizadas.
Fase 7 | Puesta en marcha
Dentro de las fases de la implantación ERP, como en cualquier proyecto, llega la puesta en marcha. En esta última etapa es donde vas a demostrar todo lo aprendido y vas a trabajar con el ERP. Durante los primeros días, sabemos que tendrás dudas y tareas que resolver, por eso nuestro equipo de soporte estará disponible para ayudarte.
TIP ¿Has pensado en utilizar el nuevo software durante un periodo de prueba? Un programa se aprende usándolo en el día a día, por lo que, a menudo, es interesante establecer un periodo de prueba en el que se registran algunas transacciones en el nuevo sistema para irte acostumbrando a su uso.
Fase 8 | Mantenimiento y evolución
Es importante destacar que, una vez el sistema esté funcionando, el sistema debe mantenerse actualizado. Una implantación ERP es un proyecto que continúa vivo con el tiempo para garantizar que el software y la empresa trabajan de la mano.
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Ahora ya sabes cuáles son las fases de un proyecto estándar de implantación ERP. ¿Te ha quedado alguna duda? ¿Estás listo para implantar un nuevo software de gestión?
Si quieres saber cuáles son las claves de una implantación ERP exitosa, descárgate nuestra guía gratuita.
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