A la hora de hacer cosas, tomamos muchas decisiones en función del tiempo que vamos a tener que dedicar.
¿Lo has pensado alguna vez?
Hasta acciones tan simples como hacer una nueva receta, van ligadas a cuánto tiempo tardaremos en prepararla.
Y si esto ocurre con algo tan cotidiano, ya ni hablamos de procesos más largos y complejos como la reforma de una casa o, en nuestro caso, la implantación de un ERP.
Hoy resolvemos una de las dudas más frecuentes: la duración de la implantación del ERP.
Índice de contenidos
Pero, primero: ¿Qué es la implantación de un ERP?
Cuando hablamos de implantar un software, nos referimos a instalar el programa que cambiará el modo de trabajar de una empresa, cómo gestiona sus procesos y recursos, y las nuevas responsabilidades que adoptará el equipo.
Recuerda: Un ERP afecta a todo el negocio, a todos sus procesos y trabajadores. Y si la implantación no se realiza correctamente, toda la empresa puede verse afectada y tener que interrumpir su trabajo.
¿Cuánto dura la implantación del ERP?
Como siempre, depende.
Igual que cada empresa es diferente, cada implantación ERP también.
Normalmente, una implantación suele durar entre 2 o 3 meses, aunque varía según las necesidades de tu proyecto.
Por ejemplo, la duración de Tryton, nuestro ERP, depende de varios factores como, entre otros:
- El número de usuarios que van a utilizar el programa.
- Las funcionalidades que necesitas.
- Si la implantación se hace por fases.
- La disponibilidad de los usuarios. La empresa deberá dedicar tiempo a la implantación para que no se alargue en exceso.
¿Qué procesos se incluyen en la implantación de un ERP?
Para que te hagas una idea del proceso, un proyecto estándar de implantación siempre incluye las siguientes etapas:
1. Planificación.
Una vez concretadas las necesidades de la empresa y qué quieren mejorar con el ERP, se realiza una planificación de las fases del proyecto para que la empresa sepa qué se hará y cuándo se hará.
TIP: ¿Sabes que la implantación de un nuevo software se puede hacer por fases? Aunque suele ser más lento, a veces es recomendable hacer la implantación por etapas para facilitar el cambio en los distintos departamentos. Por ejemplo, primero el departamento de contabilidad, luego el de compras y después el equipo comercial.
2. Instalación y configuración de Tryton.
En esta segunda etapa, se procede a la instalación y configuración de Tryton, de acuerdo con los requisitos especificados, en un servidor en la nube o en la infraestructura del cliente.
En nuestro caso, durante todo el proceso de implantación dispondrás de un acceso a Tryton, con el que podrás ver en tiempo real cómo configuramos el sistema para adaptarlo a tu empresa.
3. Creación, parametrización y configuración de la base de datos.
En esta fase, se realizan 3 acciones:
- Se crea una base de datos donde se va a guardar toda la información.
- Se definen los parámetros necesarios para adaptar el funcionamiento del programa.
- Se configuran los valores básicos para su uso como, por ejemplo, el nombre de la empresa, los números de cuentas, etc.
4. Consultoría y evaluación de procesos.
Una vez el software de gestión está configurado a medida del cliente, se agenda una sesión de consultoría para explicar todas las funcionalidades y ajustes que se han realizado en el ERP y comprobar que no falta nada.
Si, en un supuesto caso, durante la consultoría se detectara una configuración errónea, esta se corregiría para adaptarla a las necesidades de la empresa.
5. Formación sobre el uso del ERP.
En Kopen, creemos que la mejor forma de aprender a usar un nuevo ERP es practicando.
Por ello, incluimos sesiones de formación durante el proceso de implantación, que tienen dos objetivos principales:
- Explicar el funcionamiento de Tryton a sus futuros usuarios.
- Detectar las peculiaridades de tu empresa para realizar ajustes del sistema.
La implantación del ERP está completa. ¿Ahora qué?
Una vez acabado el proyecto, ¡es el momento de demostrar todo lo aprendido!
El día que empiezas a trabajar con el ERP estarás solo ante el peligro. Pero, tranquilo, sabemos que nadie es perfecto y que el primer día – y seguramente los posteriores también – tendrás dudas y tareas que resolver.
Por ese motivo, nuestro equipo de soporte (o customer happiness como nos gusta llamarlo) estará al otro lado del teléfono, o correo electrónico si lo prefieres, para ayudarte a solucionar los problemas y enviarte las guías que tenemos preparadas para refrescar los procesos más habituales.
Así es el proceso de trabajo sobre el papel, pero la puesta en marcha es algo más compleja. Y es que la implantación de un ERP es un proceso que dura meses y, si el cliente y su equipo no están en el mismo barco, no va a funcionar.
Por eso, más allá de la instalación, consultorías y formaciones, lo más importante de la implantación es la confianza y el compromiso de la empresa.
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