¿Escogerías un ERP que no estuviera adaptado a la ley?
No, ¿verdad?
Pero, ¿cómo sabes que cumple la ley si no estás al día en tema legal?
Hoy te hablamos de la nueva Ley Antifraude: cuál es su objetivo, a quién afecta, cuáles son las multas y sanciones por su incumplimiento, y cómo debe adaptarse tu software de gestión empresarial.
Índice de contenidos
La nueva Ley Antifraude: ¿qué debes saber?
El 11 de octubre ha entrado en vigor la nueva Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, también conocida como Ley Antifraude.
Esta nueva ley marca los requisitos que el software ERP o de facturación de una empresa debe cumplir, con el objetivo de acabar con el denominado software de doble uso, que permite llevar una contabilidad paralela a la oficial.
La ley prohíbe “la producción, la tenencia o el uso de sistemas y aplicaciones informáticas de gestión contable que puedan manipular y falsear la contabilidad de las empresas”.
Y, por lo tanto, a partir de ahora los ERP y programas de facturación deben garantizar “la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.”
¿A quién afecta?
La Ley Antifraude afecta a todas las empresas y autónomos que presten bienes o servicios, centrándose en las soluciones ERP o programas para gestionar la contabilidad y la facturación.
¿Qué sanciones existen si no cumples la Ley Antifraude?
Aquí viene la parte que más asusta: las multas y sanciones por incumplimiento.
Según la Ley 11/2021, consta como infracción todo programa que:
- Permita llevar contabilidades distintas que dificulten el conocimiento de la verdadera situación del obligado tributario.
- Permita no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas. Así como registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
- Permita alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.
- No cumpla con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria.
- No se certifiquen los sistemas fabricados, producidos o comercializados.
La Ley Antifraude establece sanciones desde los 1.000 hasta los 150.000 euros. Por un lado, para las empresas de desarrollo de software que fabriquen, vendan o distribuyan programas que hagan posible el fraude. Y, por otro lado, para las empresas que cometan fraude con estos sistemas de contabilidad y facturación.
Así:
- Se sancionarán con una multa fija de 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado en el que se produzca la falta del certificado.
- Se sancionará con una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
- Se sancionará con multa fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema informático o electrónico que sea objeto de la infracción.
¿Cómo cumple Tryton la Ley Antifraude?
Como hemos comentado, para no incurrir en una infracción, debes asegurar que tu ERP cumple los 6 requisitos de la Ley Antifraude. Vamos uno a uno:
1. Integridad.
El programa de gestión debe registrar correctamente todas las facturas y documentos comerciales.
2. Conservación en el tiempo.
Los datos de los últimos cuatro ejercicios contables deben constar en el ERP.
3. Accesibilidad.
Todos los usuarios con acceso al programa deben tener un identificador y una contraseña, además de tener establecidos ciertos roles para acceder únicamente a la información autorizada.
4. Legibilidad.
La información debe constar en un formato estándar, entendible por terceros.
5. Trazabilidad.
Todas las transacciones, así como la fecha, la hora y los documentos asociados, deben estar registradas en el ERP para que sea posible acceder a una trazabilidad completa de todos los procesos de compra y venta de la empresa.
6. Inalterabilidad.
Cada uno de los registros deben almacenarse en el ERP sin cambios ni omisiones de datos. Y, si se realizan modificaciones, deben ser registradas (usuario, IP, fecha, hora…) además de guardar una copia de la versión original del documento.
Por nuestra parte, contamos con un ERP certificado y siempre actualizado. Y es que, aunque la nueva Ley Antifraude sea reciente, Tryton ya hace años que la cumple:
- El sistema no permite modificar ningún registro contabilizado.
- El ERP te obliga a crear un asiento de cancelación, en caso de tener que anular algún registro.
- El programa requiere de ID y contraseña para el acceso de los usuarios y permite establecer tipos de roles.
- Tryton conserva la información de las transacciones durante todo el tiempo que sea necesario.
Desde Kopen, por lo tanto, garantizamos un ERP totalmente adaptado a la Ley Antifraude.
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