Desabastecimiento, mercancía no vendida, descuadre de stock… Una mala gestión del inventario puede convertirse en una verdadera pesadilla.
Y no, no solo hablamos de invertir más tiempo arreglando los errores, sino en posibles clientes insatisfechos porque no has cumplido con los plazos del pedido o, incluso, has vendido un producto que no tienes en stock.
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Y, es que, es esencial una buena sincronización entre la producción y la venta. Para que veas un ejemplo real, hoy te explicamos el caso de Omotesandō Plants y cómo les hemos ayudado con la sincronización de sus almacenes y sus tiendas.
Índice de contenidos
El cliente
Omotesandō Plants es una empresa de Sant Cugat, en la provincia de Barcelona, que elabora de forma artesanal plantas, utilizando la técnica de kokedama, y jardines en un bol. Una forma de llevar un trozo de naturaleza a tu hogar y que, además, ¡no necesita casi cuidados!
En la actualidad, cuentan con una tienda física en Sant Cugat y con un ecommerce en Shopify, además de 2 almacenes para guardar los materiales y elaborar los productos.
Y aquí viene el ‘problema’: ¿cómo sincronizar toda la información entre estas cuatro ubicaciones?
Nuestro reto: la sincronización de los almacenes
Para producir todos los pedidos, era necesario que los dos almacenes de Omotesandō y las tiendas estuvieran sincronizados porque:
- No sabían qué materiales necesitaban.
- No sabían qué stock tenían.
- No sabían qué pedido tenían que enviar a un sitio o a otro.
El hecho de no tener un sistema que almacenase toda esta información y tenerla disponible en tiempo real desde cada almacén, provocaba que se perdiera más tiempo intentando cuadrar los pedidos y los materiales necesarios para producirlos.
La solución de Kopen Software
Omotesandō necesitaba un ERP para sincronizar todos los datos de los pedidos y materiales de los almacenes, de la tienda física y de la tienda online. Por esta razón, decidimos implementar Tryton y así:
- Descargar todos los pedidos directamente del ecommerce en Shopify al ERP.
- Calcular las necesidades para que sepan qué materiales tienen que pedir, y qué pedidos tienen que producir y cuáles no, dependiendo de la demanda.
- Controlar los pedidos en tiempo real. La persona responsable de preparar los pedidos se encarga de introducir el estado de cada pedido en el programa y todos los almacenes disponen de la información actualizada.
La implementación
Siguiendo nuestra metodología, realizamos una implementación rápida, en solo tres meses, haciendo formación a los usuarios mientras sincronizamos sus productos en una base de datos de prueba.
De esta forma, los usuarios de Omotesandō pudieron probar el nuevo ERP, a la vez que nosotros resolvíamos sus dudas. El día 1 de septiembre, cuando el equipo se sintió preparado, pusimos en marcha el programa con datos reales.
Como siempre, durante los primeros días con el software van surgiendo dudas y, por eso, nuestro equipo de soporte ha estado al pie del cañón resolviéndolas de forma rápida.
Los resultados
Gracias a la implementación de Tryton, Omotesandō ha conseguido:
- Optimizar el control de stocks.
- Reducir el tiempo de gestión.
- Eliminar errores y duplicidad de información.
- Automatizar la comunicación entre almacenes.
- Mejorar la planificación de la producción.
Pero, esto no es todo. Una de las previsiones para el futuro es la integración del ERP con las etiquetas de transporte de forma que, al empaquetar un albarán en Tryton, la información del envío se mande directamente al transportista y se imprima la etiqueta para que pueda ser incluida en el papel.
Ahora, Omotesandō tiene automatizada toda la parte de gestión de inventario y puede vender sabiendo que, en todo momento, la información entre tiendas y almacenes está actualizada.
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