Un software ERP contiene todos los datos de una empresa y su valor es proporcional a la cantidad de información que almacena. En este sentido, la capacidad de un negocio para actualizar toda su información de manera rápida y eficiente es esencial. ¿Por qué?
Porque les permite modificar grandes volúmenes de información en sus sistemas ERP de forma mucho más ágil, reduciendo el tiempo y los errores de las actualizaciones manuales.
Es aquí donde entran en juego los ficheros CSV. Te explicamos qué son, sus ventajas principales y cómo utilizarlos para actualizar masivamente datos en Tryton, nuestro software de gestión empresarial.
Índice de contenidos
¿Qué es un fichero CSV?
Un fichero CSV (Comma Separated Values) es un tipo de documento de texto simple que, como su nombre indica, utiliza comas para separar los valores. Cada línea del texto es un registro de datos, y cada registro consiste en uno o más campos separados por comas.
Este formato es muy útil para mover datos de un programa a otro y es perfectamente compatible con Tryton, lo que permite una importación y exportación de datos sencilla y eficaz.
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5 ventajas de los ficheros CSV
Los ficheros CSV cuentan con una serie de ventajas que los hace el formato ideal para el intercambio de datos de un programa a otro. Te contamos las principales:
- Facilidad de creación: A diferencia de formatos como XLS o XLSX, un CSV puede ser generado con cualquier editor de texto básico.
- Legibilidad: Los datos en un fichero CSV no se codifican ni se transforman en formatos binarios, lo que incrementa su legibilidad y simplifica su manipulación.
- Compatibilidad: Los archivos CSV se pueden abrir y leer con la mayoría de los editores de texto, eliminando así barreras de compatibilidad.
- Simplicidad en el análisis: Debido a su estructura básica, los archivos CSV son más fáciles de analizar en comparación con formatos más complejos como XML o JSON.
- Eficiencia en tamaño y almacenamiento: Los ficheros CSV son más compactos y requieren menos espacio de almacenamiento en comparación con otros formatos más complejos. Esto se debe a su simplicidad y a la ausencia de etiquetas o metadatos adicionales, lo que los hace ideales para el manejo de grandes volúmenes de datos y una transmisión eficiente.
Guía: Cómo actualizar masivamente datos en Tryton con ficheros CSV
Siempre hablamos de la importancia de una correcta carga de datos para implantar un ERP, pero también es muy importante saber cómo trabajar con la información una vez la tienes en el software de gestión. Por ello, te contamos paso a paso cómo actualizar masivamente datos en Tryton con ficheros CSV:
1 | Selecciona los registros que quieres exportar con el campo ID. De esta manera, Tryton sabe que se trata de un registro existente y modifica los campos que encuentre en el fichero, en vez de crear nuevos registros.
Por ejemplo, si quieres modificar el precio de venta de tus productos, selecciona los productos y exporta los datos:
2 | Abre el CSV con tu software preferido de hojas de cálculo (LibreOffice, of course ?).
3 | Una vez modificados los datos, los vuelves a importar en el sistema. Ahora, puedes usar el botón de detectar automáticamente para que el sistema detecte los campos que vas a importar y, de esta manera, no tienes que seleccionarlos.
4 | Una vez completado, el sistema te avisa de que todos los registros se han importado correctamente.
Consejo: Si vas a realizar esta operación de forma periódica, puedes guardar el formato de la exportación para no tener que seleccionar los campos manualmente en el futuro.
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