¿Cuántas veces has pospuesto cambiar de móvil por la pereza de traspasar los datos?
Que si las fotos, los contactos, las aplicaciones, los chats… ponerlo todo en orden y que no te falte nada en el nuevo dispositivo es algo que, no nos engañemos, nunca apetece.
Esto mismo pasa cuando implantamos un nuevo ERP: cada cliente quiere empezar a trabajar con el nuevo software de gestión, pero sin perder la información del antiguo.
Porque, seamos sinceros, puedes tener el ERP más puntero del mercado que, si no tiene datos para funcionar, no te va a servir de nada.
Por ello, debes poner a punto tu base de datos durante la implantación ERP. Te lo contamos.
Índice de contenidos
Migración de datos vs. Carga de datos manual
A la hora de cambiar de ERP, los datos son clave.
Cuantos más datos fiables puedas importar de forma automática, menos tiempo perderás introduciéndolos a mano.
Existen varias formas de traspasar los datos de tu sistema de gestión antiguo al nuevo ERP: la migración y la carga de datos manual.
¿En qué se diferencian?
- La migración de datos la realiza el implantador ERP. Puede ser automática con todos los datos que contiene el software actual, o con una selección. Desde Kopen, nos encargamos de realizar la migración, desarrollamos un script de los datos migrados, realizamos una prueba y el cliente debe validar todos los datos.
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- La carga de datos manual, por otro lado, la puede realizar el propio usuario. Él mismo genera un Excel con los datos maestros y nosotros lo importamos en el ERP. De esta manera, el cliente selecciona los datos realmente relevantes (productos, clientes y proveedores) que necesita para poder trabajar con normalidad.
3 riesgos en la migración de datos al ERP
Todo proceso de migración de datos, ya sea automático o manual, tiene riesgos que hay que tener en cuenta y que pueden hacer fracasar la implantación ERP. Algunos de ellos son:
1 | No contar con una buena base de datos. Aunque parece evidente, muchas veces la base de datos no es de calidad porque contiene campos incompletos, datos duplicados, errores… Y esto ya proporciona una base pésima para empezar a trabajar con un nuevo programa.
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2 | Tener varias bases de datos que no están integradas entre sí. Otro riesgo muy común a la hora de traspasar los datos es no tenerlos unificados en un mismo programa. Esto hace que ya tengas una mala base (vuelve al riesgo 1).
3 | Que no haya un responsable de la validación de datos. Como hemos comentado, una vez realizamos la migración, el cliente debe validar que todo es correcto y que no le falta (o le sobra) información en el ERP para gestionar su empresa. La falta de esta figura que valide que la información que tiene el software es la necesaria (tanto en la migración por parte del implantador ERP, como en la carga de datos por parte del cliente), puede hacer que el nuevo programa no se pueda utilizar o cause más problemas que soluciones.
Tryton: ¿Cómo puedes realizar la carga de datos?
En Tryton, nuestro software de gestión empresarial, puedes realizar la carga de datos tú mismo. ¿Cómo?
El ERP dispone de una pantalla donde puedes seleccionar un fichero y los campos a importar:
Esta pantalla está disponible para cualquier tipo de registro y permite la importación de forma masiva de los datos.
Eso sí, debes tener en cuenta que, aunque este proceso es relativamente fácil, la complejidad real está en depurar los datos y elaborar el fichero con todos los datos correctos.
Por ese motivo, si dispones de muchos datos, siempre recomendamos la migración. Pero, por otro lado, si estás empezando a generar tu base de datos, la carga con ficheros puede ser una buena solución para pasarlos al ERP y empezar a trabajar con los datos que has recopilado hasta ahora. A veces, esta opción también es interesante para aprovechar la selección de datos y hacer limpieza antes de cargarlos al nuevo ERP.
Si estás en proceso de cambiar de ERP, pero no sabes cuál es el adecuado para tu negocio, qué funciones necesitas o si podrás migrar todos tus datos al nuevo, podemos ayudarte.
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