Cuando se implanta un nuevo sistema y sale mal, ¿de quién es la culpa?
Ante el cambio de software de gestión, es tan importante elegir bien el ERP como evitar errores en su implantación. Porque, si la implantación no sale como se espera, las consecuencias y los costes del proyecto se multiplican.
Por ello, te contamos cuáles son los 8 errores más comunes que debes evitar en la implantación de un ERP.
Índice de contenidos
- ¿Qué es una implantación de software?
- 8 errores que debes evitar en la implantación de un ERP
- 1. No contar con una estrategia.
- 2. No tener un equipo implicado.
- 3. No seleccionar el implantador adecuado.
- 4. No conocer el potencial del ERP.
- 5. No asignar un líder del proyecto.
- 6. No priorizar ni dedicar tiempo a la implantación.
- 7. No realizar correctamente la migración de datos.
- 8. No tener unas expectativas adecuadas a la realidad.
¿Qué es una implantación de software?
Cuando hablamos de implantar un software, nos referimos a instalar la solución que cambia el modo de trabajar de una empresa, cómo gestiona sus procesos y recursos, y las nuevas responsabilidades que adopta su equipo.
Un ERP afecta de forma transversal a todo el negocio, a todos sus procesos y trabajadores. Y si la implantación no se realiza correctamente, toda la empresa puede verse afectada e interrumpir su trabajo.
8 errores que debes evitar en la implantación de un ERP
Paralizar la actividad de la empresa, perder tiempo y dinero, volver al sistema antiguo… Son muchas las consecuencias de una mala implantación de un ERP. ¿Quieres saber cómo conseguir que la implantación sea un éxito?
Evita a toda costa estos 8 errores:
1. No contar con una estrategia.
Muchas empresas contratan un ERP sin saber qué necesitan y sin una estrategia clara. Analizar las necesidades de la empresa, conocer los procesos internos del negocio y una buena planificación son esenciales para aprovechar al máximo las posibilidades del software de gestión. Además, la empresa sabrá en todo momento en qué fase del proyecto está y cuáles son los departamentos afectados.
2. No tener un equipo implicado.
Para aprovechar al máximo todas las posibilidades que ofrece el ERP, debes formar a tu equipo desde el inicio del proceso de implantación.
Además, todo cambio da miedo y genera dudas, temor y ansiedad. Así que, debes explicarle el proyecto a todo tu equipo, escuchar sus dudas e informarles para contar con su apoyo y que todos estéis en el mismo barco.
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3. No seleccionar el implantador adecuado.
El implantador del software es la empresa o persona que realiza la puesta en marcha, la configuración del ERP y el asesoramiento al cliente.
Para seleccionar un buen implantador de ERP debes tener en cuenta aspectos como el soporte y el mantenimiento del software, contar con una propuesta detallada de la implantación, y que el implantador tenga capacidad de personalizar el ERP.
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4. No conocer el potencial del ERP.
¿Sirve de algo que te compres un cohete si no sabes cómo utilizarlo?
Pues lo mismo pasa con un ERP.
El desconocimiento de lo que el software es capaz de hacer es uno de los problemas principales que lleva una implantación al fracaso.
Por este motivo, hay tres aspectos esenciales que debes tener en cuenta: el análisis de requisitos para saber realmente qué necesitas que haga el ERP; la formación para capacitar a todo tu equipo y que conozca al detalle todo lo que puede hacer el software; y el seguimiento del proyecto para comprobar que la empresa está sacando el máximo rendimiento al programa.
5. No asignar un líder del proyecto.
Un proyecto que va a cambiar la forma de trabajar de una empresa es delicado de gestionar. ¿Por qué?
Porque, en muchas ocasiones, una persona del equipo quiere una cosa y otra nos dice la contraria.
Por eso, siempre recomendamos que la empresa asigne una persona dentro del equipo como líder del proyecto. Así, como implantadores solo nos dirigimos al portavoz, que ya tiene las consultas y la opinión del resto del equipo, y todo el proceso de implantación del ERP es mucho más ágil.
6. No priorizar ni dedicar tiempo a la implantación.
Si contratas una reforma de tu casa, no esperas que al día siguiente esté hecha, ¿verdad?
Pues, anota: la implantación de un ERP también requiere tiempo. Y si no vas a dedicárselo, será un fracaso.
En nuestro caso, una implantación de Tryton suele durar entre 2 o 3 meses, aunque varía según las necesidades del proyecto como, por ejemplo, el número de usuarios que van a utilizar el programa y las funcionalidades que necesitas.
7. No realizar correctamente la migración de datos.
Un ERP sirve para almacenar todos los datos de una empresa y su valor es proporcional a la cantidad de información que almacena. Por lo tanto, si la migración de datos no se realiza correctamente, las consecuencias y costes económicos pueden ser muy graves para la empresa (pérdida de datos, tiempo de desconexión, errores de validación…).
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8. No tener unas expectativas adecuadas a la realidad.
Un ERP te ayudará a mejorar tu gestión empresarial, pero no es la panacea.
Si tus procesos de trabajo no son los adecuados, o si tu equipo se opone a digitalizar la gestión, entre otros casos, un ERP no va a solucionar tus problemas.
Por ello, es indispensable que tus expectativas sean las adecuadas y que, incluso, la implantación del programa te haga analizar y replantear otros aspectos de tu negocio.
Como ya has visto, son muchos los puntos a los que debes prestar atención para que la implantación del ERP sea un éxito.
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