La pandemia ha cambiado por completo la forma de trabajar de muchas empresas.
En las actuales circunstancias, lo más recomendable es contar con un software de gestión empresarial en la nube, para acceder a toda la información de forma segura desde cualquier parte y dispositivo.
Un ERP sirve para almacenar todos los datos de una empresa y su valor es proporcional a la cantidad de información que almacena.
Pero, si cambio de ERP, ¿qué hago con los datos almacenados en el programa actual?
Aquí entra en juego la migración de datos, o traspaso de información de un sistema a otro.
Índice de contenidos
La migración de datos: ¿qué información debo conservar y cuál no?
Lo primero, y a veces no tan evidente, es disponer de información de calidad y actualizada.
Recuerda que, cuantos más datos fiables puedas importar de forma automática, menos tiempo perderás introduciéndolos manualmente.
Y, segundo, debes conocer qué datos son importantes y cuáles puedes dejar en el sistema anterior, distinguimos dos tipos:
- Datos maestros: conjunto de información correspondiente a entidades, como productos, clientes y proveedores, que no se modifican una vez que las transacciones comerciales se han completado.
- Historial de transacciones: registro de las transacciones (compras, ventas, facturas) que se han realizado. Normalmente, representan la acción de varios maestros (por ejemplo, un cliente y el listado de productos que compra) en una fecha determinada.
Los datos maestros suelen tener una mayor importancia que los datos transaccionales, ya que los primeros son necesarios para registrar nuevas transacciones en el sistema.
Aunque nosotros recomendamos hacer un volcado masivo de datos para evitar errores, puedes realizar una importación manual y encontrarte en las siguientes situaciones.
⇒¿Qué hago con el histórico de transacciones?
En el caso de que quieras analizar los datos o consultar los pedidos anteriores de un cliente, vas a necesitar el historial de transacciones.
Si decides no migrar esta información a tu nuevo ERP, tienes la opción de utilizar el sistema anterior como histórico de datos.
Las buenas herramientas de inteligencia empresarial pueden cruzar datos de varias fuentes, por lo que no hace falta importar las transacciones en el nuevo sistema sino simplemente especificar los diferentes orígenes de los datos.
⇒¿Y si tengo mis datos maestros en varios sistemas?
Aunque ya existen sistemas integrados, todavía es común tener una aplicación para el CRM donde se registran los clientes, una hoja de Excel donde el departamento de producción guarda los productos y un software contable donde están los proveedores.
En ese caso, lo mejor es migrar los datos de todos los sistemas a un único sitio, recopilando los más relevantes. Para ello, tendrás que hacer una importación automática.
¿Cómo trabajamos en Kopen?
Ante un proyecto de migración de datos hacia Tryton, nuestro software de gestión empresarial en la nube, nuestra primera acción es pedirle al cliente una copia de la base de datos actual.
Con ella:
- Proponemos importar automáticamente los datos actuales, de los cuales migramos los clientes, proveedores, productos y categorías, existencias iniciales de productos en el almacén y cuentas contables.
- Realizamos una carga de un asiento de apertura con los saldos contables en la fecha de inicio del nuevo sistema.
- Desarrollamos un script de migración de datos, realizamos una prueba que es revisada por el cliente y, si es validada, ejecutamos el script para que todos los datos estén disponibles cuando se empiece a utilizar el sistema.
Con un software integral y una correcta migración de datos evitarás duplicidades y errores, y conseguirás una mayor agilidad en las tareas diarias gracias a la información actualizada.
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