¿Por qué es importante la calidad de los datos en un ERP?

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6 de junio de 2024, Written by 1 comment

Imagina que recibes una llamada de uno de tus mejores clientes: hay un problema con un pedido importante que no llegó como estaba previsto.

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Te pones a revisar qué ha podido pasar y descubres que el stock de ese producto estaba incorrectamente registrado en el programa de gestión. Resulta que el sistema mostraba más unidades de las que realmente había en el almacén. Ahora, no solo tienes que lidiar con un cliente insatisfecho, sino también debes descifrar cómo y dónde se introdujo el error.

Este tipo de escenarios son más comunes de lo que nos gustaría admitir y pueden desencadenar una serie de errores operativos y estratégicos que afectan no solo a la satisfacción del cliente, sino también a la imagen de la empresa. Todo esto debido a la calidad de los datos que alimentan nuestro ERP. Si los datos no son precisos, completos y actuales, las decisiones que tomamos pueden llevarnos a situaciones comprometidas.

Hablamos sobre cómo la calidad de los datos es más que un requisito técnico: es un componente esencial para cada decisión y operación dentro de tu empresa.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de la calidad de los datos?

Con la calidad de los datos nos referimos a que sean precisos, completos y actualizados. Para que un ERP funcione eficazmente, es esencial que los datos que alimentan el sistema sean de alta calidad. Sin datos confiables, las empresas corren el riesgo de tomar decisiones basadas en información errónea o incompleta.

¿Cuál es el impacto de la calidad de la información en el ERP?

Debes tener en cuenta que un ERP integra diversas áreas de un negocio y contar con datos incorrectos o desactualizados pueden llevar a malentendidos y errores en cualquier departamento e, incluso, con el cliente final. Por ejemplo, los datos erróneos en las entradas de inventario pueden causar excesos de stock o, peor aún, una rotura de stock.

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Desde el inventario hasta las finanzas, pasando por las ventas y la logística, asegurarnos de que la información con la que trabajamos sea confiable es crucial. Y es que la calidad de los datos afecta directamente a la capacidad del ERP para:

  • Proporcionar análisis relevantes.
  • Tomar decisiones informadas.
  • Optimizar las tareas y recursos.

Por ejemplo, contar con datos de calidad sobre proveedores y costes puede ayudarte a negociar mejores términos y optimizar la cadena de suministro. O calcular la previsión de la demanda en función de ventas y datos históricos puede ayudarte a mejorar la planificación de la producción, diseñar la oferta a medida y minimizar costes, entre otros.

¿Cómo se puede mejorar la calidad de los datos?

Para mejorar la calidad de los datos de tu empresa, puedes adoptar estrategias como:

  • Unificar toda la información del negocio en un único sistema. Centralizar todos los datos de tu empresa asegura que todos los departamentos accedan a la misma información actualizada, lo que facilita la toma de decisiones coordinada y aumenta la eficiencia operativa.
  • Evitar los datos duplicados. Los datos duplicados no solo consumen recursos valiosos sino que también pueden llevar a decisiones erróneas basadas en información repetida o contradictoria.

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  • Establecer normas de calidad de datos. Define los criterios que se deben tener en cuenta para considerar que un dato es de calidad, que estén bien documentados y accesibles para todas las personas involucradas.
  • Implementar herramientas de validación de datos. Para saber si una base de datos es buena, debe pasar por una validación. En nuestro caso, antes de migrar los datos del anterior sistema al nuevo, siempre pedimos que el cliente valide que todo es correcto y que no le falta (o le sobra) información en el ERP para gestionar su empresa.
  • Formar y capacitar al equipo. La mayoría de los errores se producen a través de la carga manual de datos. Si es el caso, capacita bien a tu equipo para que conozcan la importancia de su papel para contar con información de calidad.

Recuerda esto: ya puedes tener el ERP más puntero del mercado que, si no tiene los datos correctos para funcionar, no te va a servir de nada.

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