¿Le dejarías las llaves de tu casa a cualquiera?
Aunque sabemos que la respuesta es no, esta pregunta nos sirve para mostrar la importancia de controlar los accesos y definir roles y permisos en el ERP. Y es que un ERP contiene toda la información de una empresa y, por lo tanto, controlar quién y con qué permisos accede es clave para evitar un mal mayor.
En este artículo, te explicamos qué son los roles en un ERP y por qué debes configurarlos para garantizar la seguridad de tus datos y mejorar la productividad de tu negocio.
Índice de contenidos
¿Qué son los roles en un ERP?
Si en un negocio, al de marketing le dan igual las tareas del de contabilidad, y el de recursos humanos no necesita acceso al editor de la web, en un ERP pasa algo similar.
Todos los usuarios del software de gestión no necesitan el mismo acceso y permisos. Por ello, definir roles en el ERP es la solución y con Tryton puedes hacerlo.
Puedes establecer, por ejemplo:
- Rol de superadministrador, con acceso total al ERP.
- Rol de contable, con acceso a los módulos de facturación, contabilidad, impuestos, etc.
- Rol de comercial, con acceso parcial a ventas, presupuestos, catálogo de productos…
- Rol de compras, con acceso a compras y proveedores.
- Rol de almacén, con acceso al stock, producción, envíos, etc.
De esta manera, puedes crear diferentes perfiles, asignar roles a cada usuario y definir a qué información y módulos podrán acceder e, incluso, qué podrán hacer en cada uno de esos módulos. Normalmente, recomendamos:
1. Diferenciar roles por departamentos
Como hemos comentado, en una empresa existen diversos departamentos y no todos necesitan acceso a la información de los demás. Por ello, es recomendable definir roles y permisos diferenciados para cada departamento y configurar accesos totales o parciales para cada rol.
2. Diferenciar roles entre cargos del departamento
Dentro de un mismo departamento, encontramos diferentes cargos de responsabilidad que, a menudo, también condicionan el acceso a la información. Quizá un empleado solo necesita ver y no editar una factura, o el jefe de almacén tiene unos permisos que el resto de empleados no tiene, y todo esto se debe configurar en el ERP.
¿Por qué es importante definir roles y controlar el acceso al ERP?
Un ERP, como Tryton, que te permite personalizar los roles y permisos de los usuarios a la información de tu empresa, es clave para asegurar un uso adecuado del programa. Vamos a ver por qué.
1. Seguridad de los datos
Uno de los principales motivos para definir roles y permisos en un ERP es garantizar la seguridad de los datos empresariales. Al establecer roles específicos para cada usuario, se pueden asignar permisos basados en las funciones y responsabilidades de cada persona dentro de la organización.
De esta manera, se evita que los empleados accedan a información confidencial o realicen cambios no autorizados en el sistema.
2. Control de acceso y responsabilidades
La definición de roles y permisos en un ERP permite un control efectivo sobre quién tiene acceso a determinadas funciones y datos. Al asignar roles específicos, se puede limitar el acceso a módulos concretos a aquellos empleados que realmente necesiten utilizarlos. Así, cada usuario tiene un acceso acorde a su puesto de trabajo y cuenta con la información necesaria para desarrollar sus tareas, función que evita errores, malentendidos y el uso indebido, a veces de forma inconsciente, de la información.
3. Eficiencia y productividad
Los roles bien definidos aumentan la productividad de los empleados, ya que solamente tienen acceso a los módulos y funciones que necesitan para trabajar, y pueden concentrarse en sus tareas, evitando distracciones y reduciendo la curva de aprendizaje al utilizar el sistema.
4. Cumplimiento de la normativa
La definición de roles y permisos en el ERP permite cumplir con la normativa de protección de datos y restringir el acceso a información sensible únicamente a aquellos usuarios que están autorizados y capacitados para manejarla adecuadamente. De esta forma, se evitan problemas de confidencialidad, infracciones legales y posibles sanciones que podrían dañar la reputación y la estabilidad financiera de la empresa.
Ya lo ves, si estableces roles y permisos, puedes proteger tu información, mejorar la productividad de tus empleados y cumplir con la normativa de protección de datos.
Aunque parece una función que deberían incluir en todos los programas de gestión, no es así. En Kopen hemos trabajado con un cliente que tenía problemas con su anterior ERP, ya que no podía definir roles de usuario. Ahora, con Tryton pueden configurar los permisos, dando acceso limitado a cada empleado y quitando la información irrelevante. Puedes ver el caso de éxito al completo en este enlace: ¿Por qué una empresa de piensos necesita un ERP como Tryton?
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