¿Sabes que los papeles de tu mesa indican el nivel de digitalización de tu negocio?
El uso del papel para todos los documentos de la empresa está obsoleto. Este sistema tradicional es lento y suele contener más errores, ya que debes introducir los datos de forma manual en el sistema informático.
Con la documentación digital, en cambio, te olvidas de escanear firmas, te permite enviar documentos sin desplazarte y agiliza la gestión empresarial. Y lo mejor: a prueba de errores.
Así que, para decir adiós al papel de una vez por todas, hoy te hablamos del EDI, un sistema de intercambiar información de forma electrónica.
Índice de contenidos
¿Qué es el EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) es un proceso realizado entre dos sistemas informáticos que permite el intercambio de información comercial entre empresas (facturas, órdenes de compra, etc.).
Es decir, se trata de la transferencia directa de datos (sin papel), en un formato común entre sistemas informáticos como, por ejemplo, EDIFACT, ANSI ASC X12, XML, TXT…
¿Cuándo se utiliza el EDI?
La base del EDI se encuentra en el comercio electrónico B2B (Business to Business). Y es que en el B2B se transmiten grandes volúmenes de documentos comerciales y es mucho más ágil si ese intercambio se realiza en un mismo formato de datos para que ambos sistemas puedan interpretarlos.
Así, puedes tramitar las facturas electrónicas, las órdenes de compra o los avisos de expedición, entre otros documentos comerciales electrónicos, directamente desde el ordenador de tu empresa a la empresa receptora.
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Conoce las 7 ventajas del EDI para tu empresa
Las ventajas de los documentos digitales frente al papel están claras, pero repasamos las principales ventajas de trabajar con documentos EDI:
- Reduces errores de introducción de datos manuales y de cambios de soporte de los documentos.
- Reemplazas sistemas (impresoras, correos electrónicos…) y reduces costes.
- Ahorras tiempo y recursos en la gestión de documentos y procesos comerciales.
- Aumentas la productividad de tu negocio.
- Facilitas las transacciones con otras empresas.
- Mejoras la experiencia del cliente, ya que disminuyes el tiempo de respuesta y agilizas el flujo de trabajo.
- Controlas el estado de los procesos en todo momento.
¿Cómo funciona?
En términos generales, con el EDI dejas atrás esto:
Y consigues esto:
Una gestión mucho más rápida, ¿no crees?
Por lo tanto, para implementar el EDI necesitas:
- El lenguaje patrón. Todo intercambio de datos electrónicos necesita un formato estipulado, tanto para la empresa emisora como para la destinataria. Como te hemos comentado, algunos son: EDIFACT, X12 o XML.
- El software EDI. La solución digital que te permitirá gestionar y crear los documentos con dicho formato. En este caso, un ERP.
Tryton, tu gran aliado
Tryton, nuestro software de gestión empresarial, te permite trabajar con el sistema EDI para el intercambio electrónico de datos. Podrás automatizar la emisión y recepción de órdenes de compra, facturas, pedidos, albaranes y otros documentos comerciales que necesites.
Con el ERP reducirás el número de documentos que debes intercambiar en una transacción, agilizarás procesos, mejorarás la comunicación con la empresa destinataria y obtendrás un seguimiento completo de cada operación.
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