¿Estás hasta las narices de que se te acumulen papeles en la mesa de la oficina? ¿Ya no sabes qué hacer para no añadir más facturas al montón?
La facturación es una de las partes del negocio que más tiempo (y energía) consume. Pero existe una alternativa a la factura en papel: la factura electrónica.
Es una modalidad de facturación que cada vez está más presente en las empresas. Si todavía no la conoces, te explicamos qué es la factura electrónica, cuándo es obligatoria y cuáles son sus ventajas principales.
Índice de contenidos
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. ¿No?
Pues una factura electrónica es exactamente lo mismo, pero se expide y recibe en formato electrónico.
Según el Real Decreto 1619/2012, una factura, sea electrónica o en papel, debe cumplir una serie de requisitos imprescindibles como la legibilidad, la autenticidad del origen y del emisor, y la integridad del contenido de la factura, entre otras normas reguladas.
Tipos de factura electrónica
- Factura en formato estructurado: es la factura que contiene datos y puede ser generada automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor, y tramitada, por los sistemas de pago y de contabilidad del receptor, también de forma automática. Por ejemplo, las facturas en lenguaje XML.
- Factura en formato no estructurado: es la factura que consiste en una imagen y debe introducirse de forma manual en los sistemas informáticos, por lo que su proceso es más costoso. Como, por ejemplo, las facturas escaneadas en papel o los ficheros en PDF.
¿Cuándo debes emitir una factura electrónica?
Si trabajas con la Administración Pública, seguramente el concepto de factura electrónica no te es nuevo.
Aunque puedes emitir una factura electrónica a cualquier tipo de empresa, en el caso de la Administración Pública es obligatorio. Por lo tanto, estás obligado a generar facturas electrónicas cuando trabajas con:
- Universidades públicas, Entidades de Derecho Público, Órganos constitucionales y Mutuas de la Seguridad Social.
- Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Administración Local (ayuntamientos, diputaciones provinciales, etc.).
¿Qué necesitas para facturar de forma electrónica?
Para emitir una factura electrónica necesitas:
- Un sistema de facturación que genere comprobantes electrónicos. Tryton es tu gran aliado.
- La autorización expresa de la empresa receptora y los datos necesarios para enviarles la factura correctamente. Por ejemplo, las administraciones públicas disponen de los códigos Dir3 (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora) que permiten dirigir la factura al departamento correcto y que deberás incluir en la factura para que sea válida.
- Tu firma electrónica. Deberás firmar digitalmente la factura, ya sea con tu firma o con una firma delegada. Puedes solicitarla a través de este enlace.
12 ventajas de la facturación electrónica
Ahora que ya has visto qué es, qué tipos existen, cuándo es obligatoria y qué necesitas para emitir una factura electrónica, te contamos las ventajas principales de introducir la facturación electrónica en tu negocio.
Si envías una factura electrónica…
- Evitas ciertas tareas manuales como imprimir, ensobrar y enviar la factura.
- Aseguras que llegue al destinatario en cuanto la envías.
- Controlas mejor el ciclo de tramitación y el cobro.
- Mejoras la gestión de tu contabilidad.
- Reduces los errores humanos.
- Puedes realizar un abono o factura rectificativa más fácilmente.
- Recibes la confirmación de que tu factura ha llegado correctamente al destinatario.
Si recibes una factura electrónica…
- Automatizas la revisión y la aprobación de las facturas.
- Puedes sincronizar la factura con el pedido correspondiente.
- Aumentas la productividad al evitar tareas manuales.
- Ahorras espacio de almacenamiento físico y se archivan automáticamente.
- Reduces el riesgo de recibir facturas falsas, ya que es más fácil detectar errores.
Y, por si esto fuera poco, con la facturación electrónica también cuidas el medioambiente. Ayudas a disminuir la fabricación de papel y su transporte y, por lo tanto, las emisiones de carbono.
¿Quieres recibir todas las novedades en tu correo?
Déjanos tu contacto a continuación:
