¿Te suena eso de VeriFactu, pero no sabes si afecta a tu ERP?
Tranquilo: no eres el único.
Durante los últimos meses, muchas empresas nos han preguntado si necesitan cambiar de software, actualizar su sistema o hacer alguna configuración especial para cumplir con la nueva normativa. Y aunque ya hemos explicado qué es VeriFactu y en qué se diferencia de la factura electrónica, compartimos un checklist práctico de 5 puntos para que compruebes si tu ERP está listo para 2025.
Porque sí: VeriFactu es ya una realidad. El sistema tributario español está avanzando hacia un modelo más transparente, con menos espacio para la economía sumergida… y con más exigencias para las empresas.
Vamos al grano.
Índice de contenidos
- Pero antes, la gran pregunta: ¿Para quién es obligatorio VeriFactu?
- Checklist: pon a punto tu ERP para VeriFactu
- 1 | ¿Tu ERP puede generar los registros de facturación exigidos por VeriFactu?
- 2 | ¿Se garantiza la inalterabilidad de los datos?
- 3 | ¿El ERP impide la modificación o eliminación de facturas emitidas?
- 4 | ¿Incluye la leyenda «VERI*FACTU» y el código QR en las facturas?
- 5 | ¿Ofrece la posiblidad de remitir las facturas a la AEAT?
- Los deberes para este 2025
Pero antes, la gran pregunta: ¿Para quién es obligatorio VeriFactu?
El sistema VeriFactu será obligatorio para todos los profesionales que emitan facturas mediante un software de facturación, en el marco de la Ley Antifraude 11/2021.
Esto incluye:
- Autónomos y empresas que emiten facturas a clientes finales (B2C).
- Empresas que facturan a otras empresas (B2B).
- Negocios con software propio o contratado para emitir facturas.
Lo que viene a ser que: si usas un ERP, te afecta.
No se salva nadie por ser pequeño: incluso si eres autónomo y emites pocas facturas al mes, si lo haces con un programa informático, tu sistema debe cumplir con VeriFactu.
¿Y cuándo será obligatorio VeriFactu?
La entrada en vigor de VeriFactu será en dos fases, según el tipo de contribuyente:
- Si tributas por el Impuesto sobre Sociedades (es decir, eres una empresa), tendrás que tener tu software adaptado a VeriFactu antes del 1 de enero de 2026.
- Si tributas por el IRPF (por ejemplo, si eres autónomo), tendrás tiempo hasta el 1 de julio de 2026 para adaptarte.
En ambos casos, tu sistema de facturación deberá cumplir con todos los requisitos del nuevo reglamento (firmas electrónicas, registros inalterables, etc.).
Así que 2025 es el año clave para revisar tu ERP y evitar prisas de última hora.
Checklist: pon a punto tu ERP para VeriFactu
No nos entretenemos más. Estas son las preguntas que debes hacerte para poner a punto tu ERP para cumplir con la nueva normativa.
¿El objetivo? Que no te vengan a buscar de la Agencia Tributaria.
1 | ¿Tu ERP puede generar los registros de facturación exigidos por VeriFactu?
Lo primero que exige el sistema VeriFactu es que tu software genere un registro de facturación por cada factura emitida. Este registro debe tener un formato muy concreto, incluir información fiscal detallada y estar listo para ser enviado a la Agencia Tributaria si se solicita.
Si tu ERP no está preparado para esto, será imposible cumplir con la norma. Tryton, por ejemplo, el ERP con el que trabajamos en Kopen, ya cumple con estos requisitos técnicos.
2 | ¿Se garantiza la inalterabilidad de los datos?
Otro de los pilares de VeriFactu es que no se puedan modificar ni manipular las facturas después de emitirlas. Para ello, cada registro debe llevar una firma electrónica que garantice su autenticidad e integridad.
Eso significa que tu ERP debe:
- Firmar electrónicamente cada factura (o el registro asociado).
- Generar una huella digital única (hash) que demuestre que no ha sido alterada.
- Y guardar esa firma de forma segura.
Revisa si tu software incorpora esta funcionalidad o si necesita una extensión adicional para hacerlo.
3 | ¿El ERP impide la modificación o eliminación de facturas emitidas?
Imagina que emites una factura y, días después, alguien la borra del sistema o la edita sin dejar rastro. Eso, con VeriFactu, no puede pasar.
El ERP debe impedir que se editen o eliminen facturas ya emitidas, y en su lugar, permitir solo facturas rectificativas o procesos que dejen trazabilidad de cada cambio.
Aunque la normativa no habla explícitamente de “trazabilidad”, este principio se aplica de forma indirecta: la única manera válida de corregir un error es emitir un nuevo documento que deje constancia de lo anterior. Si tu sistema permite modificar facturas ya cerradas sin dejar rastro… ¡ojo! Porque eso te pone en riesgo de incumplimiento.
4 | ¿Incluye la leyenda «VERI*FACTU» y el código QR en las facturas?
Uno de los elementos visibles que exige el sistema VeriFactu es que las facturas incluyan una leyenda específica y un código QR. Esto permite a los clientes —y a la Agencia Tributaria— verificar fácilmente su autenticidad.
Concretamente, el ERP debe añadir automáticamente en la factura el texto: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o, en su defecto, la expresión abreviada: “VERI*FACTU”
Además, debe generar un código QR que incorpore la información fiscal clave del registro. Este código permite que la AEAT —y cualquier persona — pueda leer el contenido y verificar que el documento es válido y no ha sido manipulado.
Si tu ERP no añade esta leyenda ni genera el código QR de forma automática, no está cumpliendo con VeriFactu. Y cuidado: no basta con poner la frase manualmente o insertar un código QR genérico. Deben generarse desde el propio sistema informático, como parte del proceso de facturación, de forma segura y automática.
5 | ¿Ofrece la posiblidad de remitir las facturas a la AEAT?
Aunque el envío de facturas a la Agencia Tributaria aún es voluntario, es muy recomendable que tu ERP pueda hacerlo. Esta opción permite enviar los datos en tiempo real y facilita el cumplimiento fiscal, especialmente en sectores regulados.
En Kopen ya contamos con desarrollos preparados en Tryton para activar esta funcionalidad y que, cuando esta opción sea obligatoria, ya tengas todo listo.
Los deberes para este 2025
Ya lo ves: estar al día con VeriFactu no significa cambiar de ERP ni hacer grandes inversiones. Pero sí implica revisar bien tu sistema actual y asegurarte de que cumple con los nuevos requisitos.
Te puede interesar: FAQs sobre VeriFactu
Si ya trabajas con Kopen, seguramente tu ERP esté preparado… pero nunca está de más hacer una revisión juntos.
¿No tienes claro si cumples con VeriFactu?
Contacta con nosotros y haremos una revisión gratuita para ayudarte a cumplir con la normativa. Adelantarse a los cambios es la mejor manera de evitar sorpresas de última hora.
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